Thủ tục cấp giấy chứng nhận căn hộ chung cư

Sau khi mua căn hộ từ chủ đầu tư, nhiều người mua có nhu cầu được cấp Giấy chứng nhận căn hộ chung cư (Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất) nhằm bảo đảm quyền sở hữu hợp pháp và thuận tiện trong các giao dịch như vay vốn, thế chấp,… Tuy nhiên, không ít trường hợp vẫn chưa nắm rõ thành phần hồ sơ, trình tự, thủ tục thực hiện cũng như các khoản phí, lệ phí phải nộp theo quy định.

Trong bài viết này, Luật sư Đoàn sẽ chia sẻ các quy định pháp luật và hướng dẫn chi tiết về thủ tục cấp giấy chứng nhận căn hộ chung cư để người mua dễ dàng thực hiện.

Hồ sơ cấp giấy chứng nhận căn hộ chung cư gồm những giấy tờ gì?

Để thực hiện thủ tục cấp sổ hồng căn hộ chung cư, người mua căn hộ cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định. Hồ sơ cần chuẩn bị gồm có:

• Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 18.
• Hợp đồng mua bán căn hộ và phụ lục đính kèm.
• Biên bản bàn giao căn hộ.
• Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT).
• Bản vẽ mặt bằng tầng có thể hiện vị trí căn hộ (trong trường hợp Hợp đồng không thể hiện hình vẽ, sơ đồ vị trí căn hộ).
• Tờ khai lệ phí trước bạ theo Mẫu số 01/LPTB.
• Tờ khai thuế sử dụng đất phi nông nghiệp theo Mẫu số 04/TK-SDĐPNN.
• Văn bản ủy quyền trong trường hợp thực hiện thủ tục thông qua người đại diện.
• Ngoài ra, khi người mua tự đi thực hiện, cơ quan nhà nước thường yêu cầu phải có: (1) Biên bản thanh lý hợp đồng; (2) Văn bản xác nhận của chủ đầu tư về việc khách hàng tự nộp hồ sơ và đã thanh toán đầy đủ giá trị hợp đồng.

Trình tự thực hiện thủ tục cấp giấy chứng nhận căn hộ chung cư

Để việc cấp giấy chứng nhận căn hộ chung cư được thực hiện thuận lợi, người mua căn hộ cần nắm rõ trình tự thực hiện theo quy định.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Bước 2: Nộp hồ sơ đến một trong các địa điểm trên địa bàn cấp tỉnh:

• Trung tâm Phục vụ hành chính công.
• Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.

Bước 3: Cơ quan tiếp nhận hồ sơ thực hiện:

• Kiểm tra tính đầy đủ của thành phần hồ sơ và cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Trường hợp chưa đầy đủ thành phần hồ sơ thì trả hồ sơ kèm Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ để người yêu cầu đăng ký hoàn thiện, bổ sung theo quy định.
• Trường hợp Trung tâm Phục vụ hành chính công tiếp nhận hồ sơ thì chuyển hồ sơ đến Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.

Bước 4: Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện:

• Thông báo cho chủ đầu tư cung cấp các giấy tờ theo quy định đối với trường hợp người nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở, công trình xây dựng, hạng mục công trình xây dựng trực tiếp thực hiện thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận mà chủ đầu tư chưa nộp các giấy tờ theo quy định.
• Gửi Phiếu chuyển thông tin đến cơ quan thuế để xác định nghĩa vụ tài chính và thông báo cho người mua.
• Cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai.
• Cấp Giấy chứng nhận cho người mua.

Bước 5. Trả kết quả.

Thời gian giải quyết thủ tục cấp giấy chứng nhận căn hộ chung cư

Bên cạnh việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, thời hạn giải quyết hồ sơ là vấn đề người mua cần đặc biệt lưu ý.

Thời gian giải quyết không quá 08 ngày làm việc. Đối với các xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn thì thời gian thực hiện không quá 18 ngày làm việc.

• Lưu ý: Thời gian giải quyết được tính kể từ ngày nhận được hồ sơ đã đảm bảo tính đầy đủ; không tính thời gian cơ quan có thẩm quyền xác định nghĩa vụ tài chính về đất đai, thời gian thực hiện nghĩa vụ tài chính của người sử dụng đất, thời gian xem xét xử lý đối với trường hợp sử dụng đất có vi phạm pháp luật, thời gian trưng cầu giám định, thời gian niêm yết công khai, đăng tin trên phương tiện thông tin đại chúng, thời gian thực hiện thủ tục chia thừa kế quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất đối với trường hợp thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất mà người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất chết trước khi trao Giấy chứng nhận.

Mẫu đơn cấp giấy chứng nhận căn hộ chung cư mới nhất

Mẫu đơn cấp sổ đỏ lần đầu căn hộ chung cư hiện nay là Mẫu số 18, ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP.

Mẫu số 18.  Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
^{_____________________________________}

ĐƠN ĐĂNG KÝ BIẾN ĐỘNG ĐẤT ĐAI, TÀI SẢN GẮN LIỀN VỚI ĐẤT

Kính gửi : …………………… ⁽¹⁾

1. Người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, người quản lý đất:

a) Tên⁽²⁾:………………………………………………………………………..

b) Giấy tờ nhân thân/pháp nhân⁽²⁾: …………………………………..

c) Địa chỉ⁽²⁾: ……………………………………………………………………

d) Điện thoại liên hệ (nếu có):…………………… Hộp thư điện tử (nếu có): …

2. Nội dung biến động ⁽³⁾:

………………………………………………………………………

………………………………………………………………………

3. Giấy tờ liên quan đến nội dung biến động nộp kèm theo đơn này gồm có ⁽⁴⁾:

(1) Giấy chứng nhận đã cấp;

(2) ………………………………………………………………………

(3) ………………………………………………………………………

Cam đoan nội dung kê khai trên đơn là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Hướng dẫn kê khai đơn:

⁽¹⁾ Đối với hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài thì ghi “Văn phòng đăng ký đất đai/Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai……” nơi có đất.

Đối với tổ chức trong nước, tổ chức tôn giáo, tổ chức tôn giáo trực thuộc, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao và tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài thì ghi “Văn phòng đăng ký đất đai…” nơi có đất.

⁽²⁾ Ghi thông tin như trên giấy chứng nhận đã cấp. Trường hợp nhận chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất thì ghi thông tin của bên nhận chuyển quyền.

⁽³⁾ Ghi nội dung biến động như: “nhận chuyển nhượng, nhận tặng cho …, cấp lại Giấy chứng nhận do bị mất, cấp đổi Giấy chứng nhận …”.

Trường hợp đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận do bị mất thì ghi nội dung: “đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận do bị mất” và thể hiện thông tin Giấy chứng nhận bị mất, gồm: Số vào sổ cấp Giấy chứng nhận……; Số phát hành Giấy chứng nhận (Số seri)…….”,  trường hợp người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất không có thông tin về Giấy chứng nhận đã cấp thì không kê khai nội dung tại mục này. Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính kiểm tra hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai để xác định các thông tin tại mục này, trong đó thông tin bắt buộc phải có là thông tin Số vào sổ cấp Giấy chứng nhận hoặc Số phát hành Giấy chứng nhận (Số seri).

Trường hợp có nhu cầu cấp mới Giấy chứng nhận thì ghi “có nhu cầu cấp mới Giấy chứng nhận”.

⁽⁴⁾ Ghi các loại giấy tờ nộp kèm theo Đơn này.

Câu hỏi thường gặp

Thuế phí phải nộp khi làm thủ tục cấp cấp giấy chứng nhận căn hộ chung cư?

Khi làm thủ tục cấp giấy chứng nhận căn hộ chung cư, người mua phải nộp các khoản phí, lệ phí sau:

1. Lệ phí trước bạ (thường gọi là thuế trước bạ): Mức thu là 0,5% trên giá tính lệ phí trước bạ. Giá tính lệ phí trước bạ là giá tại hợp đồng mua bán. Trường hợp giá căn hộ tại hợp đồng mua bán thấp hơn giá do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành thì giá tính lệ phí trước bạ là giá do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành.

• Lưu ý: Giá tính lệ phí trước bạ không bao gồm kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư. Trường hợp trên hợp đồng mua bán và trên hóa đơn mua bán không tách riêng kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư thì giá tính lệ phí trước bạ là tổng giá trị mua bán nhà ghi trên hóa đơn bán nhà hoặc hợp đồng mua bán nhà.

2. Thuế sử dụng đất phi nông nghiệp: Theo quy định tại Luật thuế sử dụng đất phi nông nghiệp 2010 và Thông tư số 153/2011/TT-BTC, số thuế sử dụng đất phi nông nghiệp phải nộp được xác định như sau:

Số thuế phải nộp = Số thuế phát sinh – Số thuế được miễn, giảm (nếu có)

*Trong đó:

• Diện tích nhà (công trình) của từng tổ chức, hộ gia đình, cá nhân sử dụng là diện tích sàn thực tế sử dụng của tổ chức, hộ gia đình, cá nhân theo hợp đồng mua bán.
• Hệ số phân bổ được xác định theo từng trường hợp cụ thể tại tiết b, điểm 1.3 khoản 1 Điều 5 Luật thuế sử dụng đất phi nông nghiệp 2010.
• Giá đất tính thuế là giá đất ở do UBND cấp tỉnh quy định tương ứng với vị trí.
• Thuế suất: 0,03%.

3. Lệ phí cấp sổ: Mức phí, lệ phí cụ thể theo quy định của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố ban hành.

Ví dụ: Theo Nghị quyết số 06/2020/NQ-HĐND của HĐND thành phố Hà Nội ban hành, mức thu lệ phí cấp mới sổ hồng tại các phường là 100.000 đồng, tại các xã là 50.000 đồng (áp dụng đối với cá nhân, hộ gia đình).

Dự án sai phạm có làm thủ tục cấp giấy chứng nhận căn hộ chung cư được không?

Sai phạm của chủ đầu tư khi thực hiện dự án nhà ở thương mại dẫn tới nhiều hệ lụy nghiệm trọng, gây ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của người mua, đặc biệt là việc được cấp giấy chứng nhận căn hộ chung cư. Trên thực tế, việc làm thủ tục cấp giấy chứng nhận căn hộ chung cư đối với trường hợp dự án có sai phạm sẽ rất khó khăn.