Hướng dẫn chi tiết cách xử lý khi bị từ chối tiếp nhận hồ sơ cấp sổ đỏ lần đầu

Nhà nước có trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (thường gọi là Sổ đỏ, Sổ hồng) cho người dân khi họ đáp ứng được đầy đủ các điều kiện theo quy định pháp luật. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít người dân gặp khó khăn ngay từ khâu nộp hồ sơ. Nhiều trường hợp khi nộp hồ sơ cấp sổ đỏ lần đầu đã bị từ chối tiếp nhận và lúng túng không biết phải xử lý làm sao để đảm bảo được quyền lợi hợp pháp của mình.

Sau đây, Luật sư Đoàn sẽ hướng dẫn chi tiết cách xử lý khi bị từ chối tiếp nhận hồ sơ cấp sổ đỏ lần đầu.

Quy định pháp luật về tiếp nhận hồ sơ cấp sổ đỏ lần đầu

Theo quy định tại Điều 6 Nghị định 118/2025/NĐ-CP về việc thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng dịch vụ công Quốc gia, khi thực hiện thủ tục hành chính, trong đó có việc cấp sổ đỏ lần đầu, cá nhân, tổ chức có quyền:

• Được hướng dẫn lập hồ sơ, nộp hồ sơ, nhận Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.

• Từ chối thực hiện những yêu cầu không được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật quy định thủ tục hành chính.

• Phản ánh, kiến nghị với các cơ quan có thẩm quyền về sự không cần thiết, tính không hợp lý và không hợp pháp của thủ tục hành chính.

• Phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên khi có căn cứ, chứng cứ chứng minh việc hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính không đúng quy định của pháp luật và hành vi vi phạm pháp luật khác có liên quan.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 17 Nghị định 118/2025/NĐ-CP về việc thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng dịch vụ công Quốc gia, khi tiếp nhận thủ tục hành chính, cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận Một cửa có trách nhiệm kiểm tra tình trạng tài khoản định danh điện tử và xem xét tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ, cập nhật các bước thực hiện vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính.

• Trường hợp khi tiếp nhận, phát hiện thông tin trong hồ sơ, giấy tờ chưa có sự thống nhất với thông tin, dữ liệu, hồ sơ, giấy tờ điện tử trong các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành thì thực hiện tiếp nhận hồ sơ giấy; việc điều chỉnh, sửa đổi thông tin thực hiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành;

• Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác theo quy định, cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn đại diện tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định tại khoản 3 Điều 16 Nghị định này và nêu rõ lý do theo mẫu Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

• Trường hợp từ chối nhận hồ sơ, cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên tiếp nhận hồ sơ phải nêu rõ lý do theo mẫu Phiếu từ chối giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính.

• Trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định, cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên tiếp nhận hồ sơ và lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; sao chụp từng loại giấy tờ chuyển thành bản điện tử và dùng chữ ký số cá nhân được cấp để ký trên bản sao chụp điện tử, chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, toàn vẹn, chính xác với các nội dung theo bản giấy, cập nhật vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính và chuyển đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo quy định tại Điều 18 Nghị định này.

Như vậy, nếu hồ sơ cấp sổ đỏ lần đầu của người dân qua kiểm tra đã đúng, đầy đủ thành phần và chính xác thông tin theo quy định pháp luật thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải tiếp nhận hồ sơ và cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người dân. Trường hợp chưa hồ sơ chưa đầy đủ thành phần, chưa đúng thông tin thì phải hướng dẫn người dân hoàn thiện, sửa đổi, bổ sung bằng văn bản theo mẫu Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

Cách xử lý khi bị từ chối tiếp nhận hồ sơ cấp sổ đỏ lần đầu

Trên thực tế, không phải hồ sơ cấp sổ đỏ lần đầu nào cũng được tiếp nhận ngay từ lần nộp đầu tiên, do nhiều nguyên dân khác nhau, cả chủ quan lẫn khách quan. Khi từ chối tiếp nhận hồ sơ cấp sổ đỏ lần đầu, người dân nên giữ một thái độ bình tĩnh, ứng xử lịch sự, hòa nhã, văn minh, tôn trọng lẫn nhau trong giao tiếp và tuân thủ đúng các quy định pháp luật.

Trường hợp bị từ chối tiếp nhận hồ sơ cấp sổ đỏ lần đầu, người dân có thể tham khảo cách thức xử lý như sau:

• Bước 1: Hãy hỏi rõ cán bộ tiếp nhận về lý do từ chối tiếp nhận hồ sơ.

• Bước 2: Nếu cán bộ giải thích thoả đáng, đúng quy định pháp luật thì hoàn thiện, sửa đổi, bổ sung hồ sơ và nộp lại theo quy định. Nếu cán bộ giải thích chưa thoả đáng, chưa đúng quy định pháp luật thì đề nghị trả lời rõ lý do từ chối bằng văn bản, theo đúng mẫu Phiếu từ chối tiếp nhận hồ sơ số 03 ban hành kèm theo Thông tư số 03/2025/TT-VPCP.

• Bước 3: Sau khi nhận Phiếu từ chối tiếp nhận hồ sơ, người dân có thể làm đơn kiến nghị, phản ánh hoặc khiếu nại đến cơ quan/người có thẩm quyền về hành vi từ chối tiếp nhận hồ sơ không đúng quy định pháp luật của cán bộ tiếp nhận.

Mẫu Phiếu từ chối tiếp nhận hồ sơ

       Mẫu số 03

PHIẾU TỪ CHỐI TIẾP NHẬN GIẢI QUYẾT HỒ SƠ

Trung tâm Phục vụ hành chính công/Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả……….

Tiếp nhận hồ sơ của Ông (Bà)/Tổ chức: …………………….………………….

Số định danh cá nhân/tổ chức: …………………….…………………………….

Địa chỉ: ……………………………………….………………………………….

Số điện thoại: …………………… Email: ……………………….………………

Mã hồ sơ (nếu có): …………………………………….………………………….

Qua xem xét, Trung tâm Phục vụ hành chính công/Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả thông báo không tiếp nhận giải quyết hồ sơ này với lý do cụ thể như sau:

………………………………………………………………………….……………………….…………………………………………

………………………………………………………………………….……………………….…………………………………………

Xin thông báo cho Ông (Bà)/Tổ chức được biết và phối hợp thực hiện.

Câu hỏi thường gặp

Các trường hợp bị từ chối tiếp nhận hồ sơ cấp sổ đỏ lần đầu?

Hồ sơ cấp sổ đỏ lần đầu có thể bị từ chối tiếp nhận nếu nộp tại nơi không có thẩm quyền tiếp nhận hoặc hồ sơ không đầy đủ thành phần hoặc không đảm bảo tính thống nhất nội dung thông tin giữa các giấy tờ hoặc kê khai nội dung không đầy đủ thông tin theo quy định.

Bị chậm trả kết quả cấp sổ đỏ lần đầu thì phải làm sao?

Trường hợp đến hạn trả kết quả nhưng không nhận được kết quả, người dân có quyền yêu cầu cơ quan tiếp nhận, giải quyết hồ sơ phải trả lời rõ lý ro chậm trả kết quả bằng văn bản. Nếu lý do chậm trả kết quả không chính đáng, không đúng quy định pháp luật hoặc chỉ nhận được câu trả lời bằng miệng thì người dân có quyền phản ánh, kiến nghị hoặc khiếu nại đối với hành vi chậm trả kết quả trái pháp luật để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của mình.