Xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài cần gì, thủ tục thế nào?

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng sâu rộng, nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam không ngừng gia tăng. Để tăng cường hiệu quả quản lý nhà nước cũng như bảo đảm quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan, cơ quan chức năng đã ban hành quy định mới về xin cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài. Những thay đổi này không chỉ tác động trực tiếp đến người lao động nước ngoài mà còn ảnh hưởng đáng kể đến doanh nghiệp, tổ chức sử dụng lao động, đòi hỏi các đơn vị cần kịp thời cập nhật và tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành. Cùng Luật sư Đoàn tìm hiểu chi tiết hơn về quy trình này nhé!

Giấy phép lao động là gì?

Giấy phép lao động là văn bản do cơ quan có thẩm quyền cấp, cho phép người nước ngoài được tham gia làm việc hợp pháp tại Việt Nam.

Quy định về giấy phép lao động cho người nước ngoài 

Ngày 7/8/2025, Chính phủ đã chính thức ban hành Nghị định số 219/2025/NĐ-CP về việc quản lý người lao động mang quốc tịch nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Nghị định này bổ sung nhiều quy định mới liên quan đến điều kiện và quy trình cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài, qua đó góp phần nâng cao và hoàn thiện hệ thống pháp luật về quản lý lao động nước ngoài tại Việt Nam.

Xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam 

Việc xin cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam là thủ tục bắt buộc để đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động và tuân thủ quy định của pháp luật Việt Nam.

Căn cứ tiểu mục 1 Mục A Phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 636/QĐ-BNV năm 2025, thẩm quyền cấp Giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam có sự thay đổi. Cụ thể, trước ngày 01/7/2025, thẩm quyền này thuộc Bộ Nội vụ; kể từ ngày 01/7/2025, việc cấp Giấy phép lao động được giao cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc thực hiện.

Danh sách giấy tờ cần chuẩn bị cho hồ sơ xin giấy phép lao động

Để quá trình xin Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện thuận lợi, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và giấy tờ theo quy định là điều kiện bắt buộc.

Theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP sửa đổi theo hướng lồng ghép thủ tục báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài vào thủ tục nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động. Đây là bước rút ngắn thủ tục đáng kể so với trước đây thay vì việc thực hiện 2 bước trong quá trình xin cấp giấy phép nay tinh giản gọn thành 1 bước. 

A. Hồ sơ công ty, tổ chức cần chuẩn bị xin giấy phép làm việc cho người nước ngoài theo quy định mới

1. Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP

2. Bản sao có chứng thực giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép hoạt động hoặc giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (01 bản)

3. Giấy chứng nhận sức khỏe khám tại nước ngoài hoặc giấy khám sức khỏe khám tại Việt Nam tại các bệnh viện, phòng khám, có sở y tế đủ điều kiện theo quy định của Bộ y tế ( trong thời hạn 12 tháng) trừ trường hợp kết quả khám sức khỏe đã được kết nối, chia sẻ trên Hệ thống thông tin về quản lý hoạt động khám bệnh, chữa bệnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế. Đối với giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền của nước ngoài cấp được sử dụng trong trường hợp Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy khám sức khỏe có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau và thời hạn sử dụng của giấy khám sức khỏe đó không quá 12 tháng kể từ ngày được cấp.

4. Lý lịch tư pháp của người nước ngoài cấp tại nước ngoài hoặc phiếu lý lịch số 1 được cấp tại Việt Nam (Được cấp không quá 06 tháng)

+ Phiếu lý lịch tư pháp cấp tại nước ngoài: phiếu lý lịch tư pháp cấp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

+ Phiếu lý lịch tư pháp cấp tại Việt Nam: Nếu người lao động có xác nhận tạm trú tại Việt Nam và đang cư trú tại Việt Nam có thể xin cấp phiếu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp nơi người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam 

Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự của nước ngoài hoặc của Việt Nam cấp không quá 6 tháng, kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ, trừ trường hợp đã thực hiện liên thông thủ tục hành chính về cấp Phiếu lý lịch tư pháp và cấp giấy phép lao động theo quy định.

5. Hộ chiếu người nước ngoài còn thời hạn sử dụng theo quy định.

Lưu ý: 

Việc cấp giấy phép lao động liên quan đến việc cấp thị thực hoặc thẻ tạm trú sau khi được cấp GPLĐ vì thời hạn của thị thực tối đa là 1 năm và thẻ tạm trú có thời hạn cho người lao động tối đa là 2 năm nên người nước ngoài cần lưu ý thời hạn của hộ chiếu còn thời hạn phù hợp với hình thức xin thị thực và thẻ tạm trú sau này.

Hộ chiếu cần chứng thực tất cả các trang hộ chiếu và visa của người nước ngoài (01 bản)

6. 02 ảnh chân dung, kích thước 4×6, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng và không đeo kính.

7. Văn bản chứng minh là quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật, giáo viên ( Bằng đại học, giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc tại nước ngoài …..). Cụ thể:

– Trường hợp người lao động là chuyên gia cần cung cấp các hồ sơ sau:  

+  Bằng đại học trở lên hoặc tương đương

+ Xác nhận kinh nghiệm làm việc trên  3 năm kinh nghiệm làm việc trong chuyên ngành được đào tạo phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam 

*Nếu người lao động làm việc theo hình thức chuyển nội bộ di chuyển nội bộ thì cần có thêm các hồ sơ sau:

+ Quyết định bổ nhiệm 

+ Kinh nghiệm làm việc tại công ty mẹ trên 12 tháng liên tục đến hiện tại 

+ Giấy chứng nhận đầu tư, Đăng ký kinh doanh Hoặc Giấy phép hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức 

– Trường hợp người lao động là Nhà quản lý và giám đốc điều hành cần cung cấp hồ sơ

–  Văn bản xác nhận, chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành đối với một số trường hợp 

*Nếu hình thức Di chuyển nội bộ từ công ty mẹ sang thì cần bổ sung:  Quyết định bổ nhiệm + Kinh nghiệm làm việc tại công ty mẹ trên 12 tháng liên tục đến hiện tại 

Ghi chú: Người quản lý  là người quản lý doanh nghiệp theo quy định tại khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp hoặc là người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu của cơ quan, tổ chức (Trong một số trường hợp trưởng các bộ phận, phòng ban của doanh nghiệp tổ chức).  Giám đốc điều hành là người đứng đầu và trực tiếp điều hành đơn vị trực thuộc cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

– Trường hợp người lao động là Lao động kỹ thuật: Văn bản xác nhận Người lao động được đào tạo chuyên ngành kỹ thuật hoặc chuyên ngành khác ít nhất 01 năm và làm việc ít nhất 03 năm trong chuyên ngành được đào tạo Hoặc có ít nhất 5 năm kinh nghiệm làm công việc phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam.

*Nếu người lao động làm việc theo hình thức chuyển nội bộ di chuyển nội bộ thì cần có thêm các hồ sơ sau:

+ Quyết định bổ nhiệm 

+ Kinh nghiệm làm việc tại công ty mẹ trên 12 tháng liên tục đến hiện tại 

+ Giấy chứng nhận đầu tư, Đăng ký kinh doanh Hoặc Giấy phép hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức 

– Trường hợp người lao động nước ngoài là nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng phải các văn bản: Hợp đồng cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác phía Việt Nam và phía nước ngoài và văn bản chứng minh người lao động nước ngoài đã làm việc cho doanh nghiệp nước ngoài không có hiện diện thương mại tại Việt Nam được ít nhất 02 năm;

– Trường hợp người lao động nước ngoài chào bán dịch vụ phải có văn bản: Văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ;

– Trường hợp người lao động nước ngoài làm việc cho tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế tại Việt Nam phải các văn bản: Văn bản của cơ quan, tổ chức cử người lao động nước ngoài đến làm việc cho tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế tại Việt Nam và giấy phép hoạt động của tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế tại Việt Nam theo quy định của pháp luật

– Ngoài ra, đối với các ngành, nghề có yêu cầu đặc biệt như cầu thủ bóng đá, phi công, bảo dưỡng máy bay thì hồ sơ sẽ có những khác biệt xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.

Lưu ý: Các giấy tờ được cấp ở nước ngoài hoặc được cấp bởi cơ quan Đại diện ngoại giao của nước ngoài tại Việt Nam phải được Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng ra tiếng Việt. 

Thời gian xử lý và lệ phí cấp giấy phép lao động hiện nay 

Hiểu rõ về thời gian xử lý hồ sơ và mức lệ phí cấp Giấy phép lao động sẽ giúp người lao động và doanh nghiệp chủ động trong việc lập kế hoạch và tuân thủ quy định pháp luật hiện hành.

Khi đơn vị sử dụng lao động nộp hồ sơ xin Giấy phép lao động cho người nước ngoài, có thể nộp trực tiếp hoặc qua cổng thông tin điện tử. Thời hạn để cơ quan có thẩm quyền trả kết quả là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời gian này, cơ quan chức năng sẽ xem xét, chấp thuận nhu cầu và thực hiện cấp Giấy phép lao động. Trường hợp không chấp thuận hoặc từ chối cấp Giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Theo khoản 4 Điều 3 Thông tư 85/2019/TT-BTC, lệ phí cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, khi cấp phép do cơ quan địa phương thực hiện, được quy định thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh.

Điều kiện người nước ngoài đủ điều kiện xin giấy phép lao động

Để được cấp Giấy phép lao động tại Việt Nam, người nước ngoài cần đáp ứng một số điều kiện nhất định theo quy định của pháp luật, nhằm đảm bảo quyền lợi hợp pháp và phù hợp với nhu cầu sử dụng lao động của doanh nghiệp. 

Căn cứ theo khoản 1 Điều 151 Bộ luật Lao động 2019, để làm việc tại Việt Nam, người nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện:

– Đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;

– Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm làm việc;

– Có đủ sức khỏe theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế;

– Không đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự;

– Có giấy phép lao động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp, trừ các trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

Thủ tục cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài 

Trong trường hợp Giấy phép lao động của người nước ngoài bị mất, hư hỏng hoặc cần thay đổi thông tin, thủ tục cấp lại là bước quan trọng để đảm bảo quyền lao động hợp pháp và tuân thủ quy định pháp luật Việt Nam.

Thủ tục cấp lại Giấy phép lao động cho người nước ngoài:

Bước 1: Người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp lại Giấy phép lao động tại Sở Nội vụ nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

Bước 2: Trong 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Nội vụ sẽ tiến hành cấp lại Giấy phép lao động. Trường hợp không cấp lại, cơ quan có thẩm quyền sẽ gửi văn bản trả lời và nêu rõ lý do.

Hướng dẫn hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng giấy tờ nước ngoài 

Trước khi sử dụng giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam, cá nhân và doanh nghiệp cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng đúng quy trình để giấy tờ được chấp nhận hợp pháp.

Pháp luật Việt Nam quy định cơ quan có thẩm quyền này có thể là:

• Tại Việt Nam: Cục lãnh sự Bộ ngoại giao Việt Nam và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh là cơ quan có thẩm quyền chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự trong nước. Ngoài ra, có 26 Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cũng được Bộ Ngoại giao ủy quyền thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự.
• Tại nước ngoài: Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài là cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.

Câu hỏi thường gặp