Xin cung cấp hồ sơ địa chính như thế nào? Điều kiện, thủ tục thực hiện

Thủ tục xin cung cấp hồ sơ địa chính là một trong những vấn đề được nhiều cá nhân, tổ chức quan tâm khi có nhu cầu tìm hiểu thông tin về đất đai, quyền sử dụng đất hoặc phục vụ cho các giao dịch, tranh chấp và thủ tục hành chính liên quan. Việc nắm rõ quy trình, điều kiện và cơ quan có thẩm quyền không từ Luật sư Đoàn chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người yêu cầu theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

Phiếu xin cung cấp hồ sơ địa chính 2025 

Theo quy định pháp luật hiện hành, mẫu đơn dùng để xin cung cấp thông tin về thửa đất mới nhất tính đến năm 2025 là Mẫu số 14. Mẫu đơn này được ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP, nhằm hướng dẫn công dân và tổ chức trong việc yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền cung cấp các thông tin liên quan đến thửa đất, bao gồm diện tích, vị trí, tình trạng pháp lý và các quyền, nghĩa vụ liên quan. Việc sử dụng Mẫu số 14 đảm bảo quá trình tra cứu, xác minh thông tin về thửa đất được thực hiện đúng thủ tục, minh bạch và hợp pháp, đồng thời giúp người dân nắm rõ quyền lợi và nghĩa vụ của mình liên quan đến tài sản đất đai.

Mẫu số 13/ĐK

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

____________________

……., ngày……tháng……năm……

PHIẾU YÊU CẦU CUNG CẤP THÔNG TIN, DỮ LIỆU ĐẤT ĐAI

Kính gửi:…………………..

1. Tên tổ chức, cá nhân yêu cầu cung cấp dữ liệu: …………………………………………….

Đại diện là ông (bà)……………………. Số CCCD/CC/Hộ chiếu……………………………..

cấp ngày / / tại……………………..; Quốc tịch

2. Địa chỉ liên hệ:

3. Số điện thoại: ……………………………………; Email:………………………………….

4. Đối tượng được miễn, giảm phí, giấy tờ kèm theo (nếu có):…………………………………

5. Nội dung thông tin, dữ liệu cần cung cấp: (Đánh dấu “X” vào nội dung cần cung cấp thông tin)

5.1. Thông tin, dữ liệu của thửa đất:……………………….

a) Thông tin, dữ liệu cần cung cấp:

□ Thông tin về thửa đất

□ Lịch sử biến động

□ Giao dịch đảm bảo

□ Bản sao GCN □ Trích lục bản đồ

□ Giá đất

□ Quy hoạch sử dụng đất

□ Thông tin, dữ liệu khác :………………

b) Hình thức khai thác, sử dụng : □ Bản giấy : bản □ Bản điện tử

5.2. Thông tin, dữ liệu về bản đồ địa chính

(Thông tin chi tiết theo Mẫu số 13a/ĐK)

5.3. Thông tin, dữ liệu về thống kê, kiểm kê đất đai

(Thông tin chi tiết theo Mẫu số 13b/ĐK)

5.4. Thông tin, dữ liệu về quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất

(Thông tin chi tiết theo Mẫu số 13c/ĐK)

5.5. Thông tin, dữ liệu về giá đất

(Thông tin chi tiết theo Mẫu số 13d/ĐK)

5.6. Thông tin, dữ liệu về điều tra, đánh giá, bảo vệ, cải tạo, phục hồi đất

(Thông tin chi tiết theo Mẫu số I3đ/ĐK) □

□

□

□

□

5.7. Thông tin, dữ liệu liên quan đến đất đai khác: …………………………………….

6. Mục đích sử dụng thông tin, dữ liệu: …………………………………………………

7. Phương thức nhận kết quả

□ Qua dịch vụ bưu chính □ Nhận tại nơi cung cấp □ Qua Email

8. Cam kết sử dụng dữ liệu: Tôi cam đoan không sử dụng dữ liệu được cung cấp trái với quy định của pháp luật và không cung cấp cho bất kỳ bên thứ ba nào khác.

NGƯỜI YÊU CẦU

(Ký, ghi rõ họ tên

và đóng dấu nếu là cơ quan, tổ chức)

Cách điền mẫu phiếu yêu cầu dữ liệu đất đai 

Ngày 12 tháng 6 năm 2025, Chính phủ ban hành Nghị định 151/2025/NĐ-CP, quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương ở hai cấp, đồng thời thực hiện phân quyền, phân cấp trong lĩnh vực đất đai.

Căn cứ Phụ lục 2 kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP, lĩnh vực đất đai được quy định với tổng cộng 49 biểu mẫu khác nhau. Trong số này, Mẫu số 14 là đơn dùng để xin cung cấp dữ liệu về đất đai.

Hướng dẫn viết đơn mẫu phiếu yêu cầu dữ liệu đất đai:

1 – Thông tin của người yêu cầu cung cấp thông tin đất đai

+ Với tổ chức: Ghi tên tổ chức, với tổ chức phải ghi thông tin của người đại diện (Ví dụ với công ty: Người đại diện thì căn cứ vào điều lệ của Công ty).

+ Với cá nhân: Ghi họ và tên của cá nhân người xin thông tin, số chứng minh thư nhân nhân hoặc thẻ căn cước hoặc hộ chiếu, ngày cấp, nơi cấp và quốc tịch.

2 – Danh mục và nội dung dữ liệu cần cung cấp của thửa đất

– Ghi rõ thông tin thửa đất cần xin thông tin, gồm: Số thửa đất, địa chỉ của thửa đất.

– Nội dung thông tin cần cung cấp:

– Tùy thuộc vào mục đích người yêu cầu cung cấp thông tin mà có thể xin toàn bộ hoặc xin từng mục.

Ví dụ:  Với mục đích lấy thông tin để mua đất thì cần biết thửa đất đó có “chính chủ” không? Diện tích thửa đất, tình trạng pháp lý (có thế chấp không?)…thì nên xin toàn bộ thông tin về thửa đất.

Lưu ý :

Tại ô dữ liệu thửa đất, dữ liệu người sử dụng đã bao gồm thông tin cụ thể như sau :

+ Dữ liệu thửa đất bao gồm: Số hiệu thửa đất, số tờ BĐĐC, diện tích, địa chỉ.

+ Dữ liệu người sử dụng đất bao gồm: Họ tên vợ chồng, năm sinh, CMND, địa chỉ.

3 – Mục đích sử dụng dữ liệu

Người yêu cầu cung cấp thông tin ghi rõ mục đích sử dụng dữ liệu về thửa đất như: Nhận chuyển nhượng, thế chấp…

Cơ quan cấp hồ sơ địa chính tại quận mình thuộc đâu? 

Hồ sơ địa chính là tập hợp các tài liệu cung cấp thông tin chi tiết về từng thửa đất, bao gồm người quản lý đất, người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, cũng như tình trạng pháp lý của thửa đất và tài sản đi kèm. Hồ sơ này phản ánh một cách đầy đủ và chính xác tình hình quản lý, sử dụng đất trên địa bàn.

Theo Điều 23 Thông tư 10/2024/TT-BTNMT, các cơ quan thực hiện quản lý hồ sơ địa chính bao gồm:

(1) Quản lý hồ sơ địa chính dạng số:

– Văn phòng đăng ký đất đai thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ địa chính dạng số của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

– Đối với huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai mà chưa kết nối với cơ sở dữ liệu đất đai của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ địa chính dạng số của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương.

(2) Quản lý hồ sơ địa chính dạng giấy:

– Văn phòng đăng ký đất đai thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường quản lý các tài liệu gồm:

+ Hệ thống hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất của các đối tượng thuộc thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết và hồ sơ do cơ quan giải quyết thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận theo quy định chuyển đến;

+ Bản đồ địa chính, mảnh trích đo bản đồ địa chính và các loại bản đồ, tài liệu đo đạc khác đang sử dụng để đăng ký, cấp Giấy chứng nhận;

+ Hệ thống sổ địa chính đang sử dụng, được lập cho các đối tượng đăng ký thuộc thẩm quyền;

+ Hồ sơ địa chính đã lập qua các thời kỳ không sử dụng thường xuyên trong quản lý đất đai;

– Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai quản lý các tài liệu gồm:

+ Hệ thống hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất của các đối tượng thuộc thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết và hồ sơ do cơ quan giải quyết thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận theo quy định chuyển đến;

+ Bản đồ địa chính, mảnh trích đo bản đồ địa chính và các loại bản đồ, tài liệu đo đạc khác sử dụng trong đăng ký, cấp Giấy chứng nhận;

+ Hệ thống sổ địa chính đang sử dụng, được lập cho các đối tượng đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất thuộc thẩm quyền;

– Ủy ban nhân dân cấp xã (trực tiếp là công chức làm công tác địa chính cấp xã) quản lý bản đồ địa chính, mảnh trích đo bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai.

(3) Cơ quan có chức năng quản lý đất đai cấp tỉnh (sau đây gọi là Sở Tài nguyên và Môi trường), cơ quan có chức năng quản lý đất đai cấp huyện (sau đây gọi là Phòng Tài nguyên và Môi trường), Ủy ban nhân dân các cấp chịu trách nhiệm bảo đảm các điều kiện cho việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ địa chính thuộc thẩm quyền quản lý của địa phương.

Thủ tục cung cấp dữ liệu đất đai cấp xã 

Quyết định số 2304/QĐ-BNNMT về việc ban hành và công khai các thủ tục hành chính trong lĩnh vực đất đai, thuộc thẩm quyền quản lý nhà nước của Bộ Nông nghiệp và Môi trường, bắt đầu được áp dụng từ ngày 01/7/2025.

Theo đó, hướng dẫn thủ tục cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai từ 01/7/2025 như sau:

Bước 1: Tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác thông tin, dữ liệu đất đai nộp phiếu yêu cầu theo mẫu hoặc gửi văn bản yêu cầu tại Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.

Bước 2: Cơ quan tiếp nhận hồ sơ

– Kiểm tra tính hợp lệ của phiếu yêu cầu/văn bản yêu cầu và cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.

Lưu ý: Trường hợp phiếu yêu cầu hoặc văn bản yêu cầu chưa hợp lệ thì trả hồ sơ kèm Phiếu yêu cầu bổ sung và hoàn thiện để tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác thông tin, dữ liệu đất đai điều chỉnh, hoàn thiện lại theo quy định.

– Trường hợp Trung tâm Phục vụ hành chính công tiếp nhận hồ sơ thì chuyển hồ sơ đến Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai (sau đây gọi là Cơ quan cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai). Đối với địa phương chưa xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai thì chuyển đến Văn phòng đăng ký đất đai, UBND cấp xã để thực hiện cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai từ hồ sơ địa chính theo phân cấp quản lý hồ sơ địa chính.

Bước 3: Tiếp nhận, xử lý hồ sơ

Cơ quan cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai tiếp nhận, xử lý và thông báo phí, giá sản phẩm, dịch vụ cung cấp thông tin đất đai (nếu có) cho tổ chức, cá nhân. Trong trường hợp từ chối cung cấp thông tin, dữ liệu thì phải nêu rõ lý do và trả lời cho tổ chức, cá nhân yêu cầu cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai biết trong 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu.

Bước 4: Thực hiện nộp phí, giá sản phẩm và dịch vụ cung cấp thông tin đất đai

Tổ chức, cá nhân thực hiện nộp phí, giá sản phẩm và dịch vụ cung cấp thông tin đất đai theo thông báo phí (nếu có).

Bước 5: Thực hiện cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai theo yêu cầu

Cơ quan cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai thực hiện cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân.

Điều kiện được cấp trích lục bản đồ địa chính là gì? 

Việc cấp trích lục bản đồ địa chính chỉ được thực hiện khi tổ chức, cá nhân đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định pháp luật về quản lý đất đai, nhằm đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và minh bạch trong việc cung cấp thông tin, dữ liệu địa chính phục vụ cho các mục đích quản lý, sử dụng đất và các giao dịch liên quan.

Những trường hợp không cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai được quy định tại Điều 61 Nghị định 101/2024/NĐ-CP bao gồm: 

– Thông tin, dữ liệu đất đai thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật. Khi thông tin thuộc bí mật nhà nước được giải mật thì công dân được tiếp cận theo quy định của pháp luật về tiếp cận thông tin và quy định của Nghị định 101/2024/NĐ-CP.

– Những thông tin, dữ liệu đất đai gây nguy hại đến lợi ích của Nhà nước, ảnh hưởng xấu đến quốc phòng, an ninh quốc gia, quan hệ quốc tế, trật tự, an toàn xã hội mà pháp luật quy định.

– Thông tin về người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất mà chưa được sự đồng ý của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất đó, trừ trường hợp phục vụ hoạt động điều tra, thi hành án dân sự, xác minh xử lý hành vi vi phạm pháp luật và phục vụ công tác quản lý nhà nước của cơ quan có thẩm quyền.

– Văn bản, phiếu yêu cầu cung cấp thông tin, dữ liệu không hợp lệ theo quy định.

– Tổ chức, cá nhân yêu cầu cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai nhưng không thực hiện nộp phí khai thác, sử dụng tài liệu đất đai hoặc giá sản phẩm, dịch vụ gia tăng sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu, Hệ thống thông tin quốc gia về đất đai theo quy định.

Theo đó, khi không thuộc các trường hợp nêu trên sẽ được cấp trích lục bản đồ địa chính.

Bạn cần hồ sơ gì để xin trích lục hồ sơ địa chính tại xã?

Để thực hiện việc xin cấp trích lục hồ sơ địa chính tại xã, tổ chức hoặc cá nhân cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, nhằm đảm bảo quá trình cấp trích lục được thực hiện đúng thủ tục, chính xác và minh bạch.

Trình tự, thủ tục cung cấp dữ liệu thông tin dữ liệu đất đai (bao gồm cả đề nghị trích lục bản đồ địa chính) được thực hiện theo quy định tại Phần VI Phụ lục I Nghị định 151/2025/NĐ-CP cụ thể như sau:

[1] Tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác thông tin, dữ liệu đất đai theo hình thức trực tiếp nộp phiếu yêu cầu theo Mẫu số 14 ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP hoặc gửi văn bản yêu cầu cho cơ quan cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai hoặc hợp đồng. Thông tin, dữ liệu đất đai chỉ được sử dụng đúng mục đích như đã ghi trong phiếu yêu cầu cung cấp thông tin hoặc văn bản yêu cầu hoặc hợp đồng và không được cung cấp để sử dụng vào mục đích khác.

[2] Việc nộp văn bản, phiếu yêu cầu cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai tới cơ quan cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai theo một trong các phương thức sau:

– Nộp trên Cổng Thông tin đất đai quốc gia, Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công Bộ Nông nghiệp và Môi trường, Cổng dịch vụ công cấp tỉnh;

– Nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường công văn, điện tín, qua dịch vụ bưu chính;

– Nộp thông qua các phương tiện điện tử khác theo quy định của pháp luật.

[3] Cơ quan cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai tiếp nhận, xử lý và thông báo phí, giá sản phẩm, dịch vụ cung cấp thông tin đất đai cho tổ chức, cá nhân. Trường hợp từ chối cung cấp thông tin, dữ liệu thì phải nêu rõ lý do và trả lời cho tổ chức, cá nhân yêu cầu cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai biết trong 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu.

[4] Sau khi tổ chức, cá nhân thực hiện nộp phí, giá sản phẩm, dịch vụ cung cấp thông tin đất đai, cơ quan cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai thực hiện cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai theo yêu cầu.

Thời hạn xử lý hồ sơ địa chính sau khi nộp 

Sau khi tổ chức hoặc cá nhân nộp hồ sơ đề nghị cấp trích lục hoặc cung cấp thông tin địa chính, thời hạn xử lý hồ sơ sẽ được thực hiện theo quy định pháp luật nhằm đảm bảo việc trả kết quả kịp thời, chính xác và minh bạch.

Trình tự, thủ tục cung cấp dữ liệu thông tin dữ liệu đất đai (bao gồm cả đề nghị trích lục bản đồ địa chính) được thực hiện theo quy định tại Phần VI Phụ lục I Nghị định 151/2025/NĐ-CP. Theo đó, thời gian cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai thực hiện theo quy định sau:

– Đối với thông tin, dữ liệu có sẵn trong cơ sở dữ liệu quốc gia về đất đai thì cung cấp ngay trong ngày làm việc. Trường hợp nhận được yêu cầu sau 15 giờ thì cung cấp vào ngày làm việc tiếp theo;

– Đối với thông tin, dữ liệu không có sẵn trong cơ sở dữ liệu quốc gia về đất đai thì chậm nhất là 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu hợp lệ cơ quan cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai phải thực hiện cung cấp thông tin, dữ liệu hoặc gửi thông báo về việc gia hạn thời gian cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai cho tổ chức, cá nhân yêu cầu cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai.

Trường hợp cơ quan cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai cần thêm thời gian để xem xét, tìm kiếm, tập hợp, tổng hợp, phân tích hoặc lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị có liên quan thì có thể gia hạn nhưng tối đa không quá 10 ngày làm việc;

– Trường hợp cơ quan cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai và tổ chức, cá nhân có thỏa thuận riêng về việc khai thác và sử dụng thông tin, dữ liệu đất đai thì thời gian cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai được xác định theo thỏa thuận.

Câu hỏi thường gặp