Hồ sơ địa chính gồm những gì, cách xin cấp hồ sơ địa chính

Trong quá trình quản lý và sử dụng đất đai, hồ sơ địa chính đóng vai trò vô cùng quan trọng, giúp xác định rõ ràng quyền sở hữu cũng như tình trạng pháp lý của từng thửa đất. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ Hồ sơ địa chính gồm những gì? và vì sao nó lại cần thiết trong các giao dịch, thủ tục liên quan đến bất động sản. Hãy cùng Luật sư Đoàn tham khảo chi tiết bài viết dưới đây.

Ngành địa chính là gì? 

Ngành địa chính là một lĩnh vực quan trọng trong công tác quản lý đất đai, gắn liền với việc đo đạc, lập bản đồ và quản lý thông tin đất đai một cách chính xác, khoa học.

Ngành địa chính là lĩnh vực kỹ thuật – hành chính chuyên về đo đạc, lập bản đồ, thống kê, kiểm kê và quản lý hồ sơ đất đai nhằm xác định ranh giới, quyền sở hữu, số lượng và chất lượng đất. Đây là công cụ quản lý nhà nước giúp cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quy hoạch đô thị và giải quyết tranh chấp đất đai. 

Hồ sơ địa chính gồm những gì?

Hồ sơ địa chính là căn cứ pháp lý quan trọng trong việc quản lý và sử dụng đất đai, được sử dụng rộng rãi trong nhiều thủ tục hành chính liên quan. 

Căn cứ Mục 1 Chương 2 Thông tư 10/2024/TT-BTNMT, hồ sơ địa chính bao gồm các thành phần sau đây:

– Bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai: Bản đồ địa chính bao gồm tờ bản đồ địa chính, mảnh trích đo bản đồ địa chính.

– Sổ địa chính: Gồm các thông tin: Thông tin về thửa đất/đối tượng địa lý hình tuyến; Thông tin về người được Nhà nước giao đất, người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất; Thông tin về tài sản gắn liền với đất; Thông tin về quyền sử dụng đất…

– Bản sao Giấy chứng nhận: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở; quyền sở hữu nhà ở…

Trong đó, các thông tin trong hồ sơ địa chính phải đảm bảo tính thống nhất giữa các thành phần; nếu không thì phải chỉnh lý thống nhất sau khi kiểm tra, đối chiếu tài liệu trong hồ sơ địa chính, hồ sơ thực hiện đăng ký, cấp Giấy chứng nhận.

Cách lập hồ sơ địa chính theo quy định mới 

Việc lập hồ sơ địa chính đúng quy định là yếu tố then chốt giúp đảm bảo tính pháp lý và minh bạch trong quản lý đất đai, xin cung cấp hồ sơ địa chính mới sẽ hỗ trợ quản lý đất đai chính xác và nhanh hơn.

Căn cứ Điều 16, Điều 17 Thông tư 10/2024/TT-BTNMT, cách lập đối với mỗi loại tài liệu, giấy tờ trong hồ sơ địa chính có sự khác nhau, cụ thể:

Lập bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai

– Thực hiện theo quy định về đo đạc, lập bản đồ địa chính. Việc lập bản đồ địa chính nhằm mục đích phục vụ việc đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận và các yêu cầu khác trong quản lý nhà nước về đất đai.

– Lập dưới dạng số, lưu giữu trong Cơ sở dữ liệu đất đai và được in ra giấy để sử dụng và cung cấp thông tin đất đai.

Lập Sổ địa chính

– Lập theo từng đơn vị hành chính cấp xã/cấp huyện (nếu không có đơn vị hành chính cấp xã); thông tin của mỗi thửa đất được thể hiện trên 01 trang sổ riêng, thể hiện kết quả đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất theo từng thửa đất…

Riêng thửa đất có nhà chung cư, công trình xây dựng khác của dự án bất động sản thì còn phải có kết quả đăng ký của từn căn hộ, mỗi căn hộ thể hiện vào 01 trang sổ riêng.

– Lập ở dạng số (Mẫu số 01/ĐK kèm Thông tư này); được ký duyệt bằng chữ ký điện tử của Giám đốc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai (VPĐKĐĐ) hoặc Giám đốc VPĐKĐĐ.

Lập hệ thống bản lưu Giấy chứng nhận

Cụ thể là Giấy chứng nhận (bản sao hoặc quét từ bản gốc trước khi trao cho người sử dụng đất). Nếu chưa được quét bản gốc trước ngày 01/8/2024 thì quét bản gốc Giấy chứng nhận đã cấp khi:

• Xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia
• Thực hiện đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất.

Khi đó, các loại hồ sơ địa chính bao gồm:

• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (bản màu trắng)
• Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở (bản màu xanh)
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng (khi đăng ký biến động)
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng (bản sao)

Nguyên tắc chỉnh lý hồ sơ địa chính là gì?

Chỉnh lý hồ sơ địa chính là bước quan trọng nhằm cập nhật kịp thời những biến động về đất đai, đảm bảo thông tin luôn chính xác và đồng bộ.

Theo quy định tại Điều 128 Luật Đất đai 2024 nguyên tắc lập, chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính như sau:

– Hồ sơ địa chính được lập đến từng thửa đất, bảo đảm tính khoa học và thống nhất thông tin trong hồ sơ với hiện trạng quản lý, sử dụng đất; được tập hợp theo đơn vị hành chính cấp xã hoặc theo đơn vị hành chính cấp huyện nơi không thành lập đơn vị hành chính cấp xã.

– Hồ sơ địa chính phải được chỉnh lý, cập nhật biến động đầy đủ, kịp thời khi người sử dụng đất thực hiện thủ tục hành chính về đất đai hoặc do yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, bảo đảm phản ánh đầy đủ tình hình quản lý, sử dụng đất trên địa bàn.

Đồng thời, hồ sơ địa chính sẽ được sử dụng vào các mục đích tại khoản 3 Điều 129 Luật Đất đai 2024 bao gồm:

– Làm công cụ quản lý đất đai;

– Bảo vệ quyền và xác định nghĩa vụ của người sử dụng đất, người được giao quản lý đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, tổ chức, cá nhân có liên quan theo quy định của pháp luật về đất đai;

– Xác định các khoản thu tài chính từ đất đai;

– Giám sát biến động thị trường quyền sử dụng đất;

– Hỗ trợ người sử dụng đất trong việc tiếp cận vốn tín dụng;

– Hỗ trợ các ngành, các cấp chỉ đạo, điều hành, xây dựng, triển khai và giám sát việc thực hiện quy hoạch, phát triển cơ sở hạ tầng;

– Cung cấp thông tin cho các cơ quan có thẩm quyền trong việc giải quyết tranh chấp liên quan đến quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất;

– Cung cấp thông tin cho tổ chức, cá nhân có nhu cầu tiếp cận đất đai.

Mẫu sổ địa chính thửa đất 

Theo quy định mới nhất tại Thông tư 10/2024/TT-BTNMT, mẫu sổ địa chính hiện hành được áp dụng là mẫu số 01/ĐK, được quy định chi tiết tại Phụ lục số 06 ban hành kèm theo Thông tư này.

Câu hỏi thường gặp