Nhiều người khi chuẩn bị hồ sơ nhập học, công chứng hoặc thực hiện các thủ tục hành chính thường băn khoăn liệu bản sao giấy khai sinh có thời hạn sử dụng hay không. Trên thực tế, pháp luật hiện hành không quy định thời hạn hết hiệu lực đối với bản sao giấy khai sinh được cấp đúng thẩm quyền. Tuy nhiên, tùy vào yêu cầu của từng cơ quan, đơn vị tiếp nhận hồ sơ mà có thể phát sinh những điều kiện riêng về thời điểm cấp giấy tờ. Vì vậy, việc tìm hiểu trước quy định áp dụng trong từng trường hợp cụ thể sẽ giúp bạn tránh được những rắc rối và tiết kiệm thời gian khi hoàn thiện hồ sơ. Cùng Luật sư Đoàn tìm hiểu chi tiết dưới đây.
Bản sao giấy khai sinh có thời hạn bao lâu?
Không ít người dân từng rơi vào tình huống hồ sơ bị yêu cầu bổ sung hoặc bị từ chối tiếp nhận vì bản sao giấy khai sinh đã được cấp từ nhiều năm trước, mặc dù trên giấy tờ không hề ghi nhận thời điểm hết hiệu lực. Điều này khiến nhiều người đặt câu hỏi: Bản sao giấy khai sinh có thời hạn sử dụng hay không và liệu có quy định nào giới hạn giá trị của loại giấy tờ này? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định pháp luật hiện hành cũng như những lưu ý thực tế khi sử dụng bản sao giấy khai sinh trong các thủ tục hành chính.
- Về thời hạn sử dụng, đến nay không có văn bản quy phạm pháp luật nào quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao Giấy khai sinh.
- Nếu như các giấy tờ như Phiếu lý lịch tư pháp, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đều có thời hạn 06 tháng thì Giấy khai sinh là loại giấy tờ nhiều năm không thay đổi.
Thủ tục cấp bản sao giấy khai sinh từ sổ gốc
Thay vì mất công tìm lại bản chính giấy khai sinh sau nhiều năm sử dụng và có nguy cơ thất lạc, người dân hoàn toàn có thể yêu cầu cấp bản sao từ sổ hộ tịch gốc để phục vụ các thủ tục hành chính, học tập hoặc giao dịch dân sự. Đặc biệt, cùng với sự phát triển của các dịch vụ công trực tuyến tại Việt Nam, việc xin cấp bản sao giấy khai sinh hiện nay được thực hiện nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều. Trong bài viết này, bạn sẽ được hướng dẫn đầy đủ về điều kiện thực hiện, mức lệ phí và quy trình đăng ký cấp bản sao giấy khai sinh theo cả hình thức trực tiếp và trực tuyến mới nhất.
“Điều 17. Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc
1. Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước/Hộ chiếu/giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc Căn cước điện tử để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.
Trong trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là người được quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 16 của Nghị định này thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính.
2. Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.
3. Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ quy định tại Khoản 1 Điều này, 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao.
4. Thời hạn cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện theo quy định tại Điều 7 của Nghị định này. Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến.”
Thủ tục đăng ký lại khai sinh khi mất bản gốc và bản sao?
Việc thất lạc cả bản chính lẫn bản sao giấy khai sinh có thể gây không ít khó khăn khi thực hiện các thủ tục như làm căn cước công dân, hộ chiếu, hồ sơ học tập hay các giao dịch dân sự khác. Tuy nhiên, người dân không cần quá lo lắng bởi pháp luật hiện hành tại Việt Nam đã quy định cơ chế đăng ký lại khai sinh trong những trường hợp đủ điều kiện. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ các yêu cầu pháp lý, thành phần hồ sơ và trình tự thực hiện thủ tục đăng ký lại giấy khai sinh bản sao(thủ tục xin trích lục giấy khai sinh) khi toàn bộ giấy tờ liên quan đã bị mất, giúp quá trình xử lý diễn ra nhanh chóng và đúng quy định.
– Nếu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp, người có yêu cầu đăng ký lại khai sinh nộp hồ sơ đăng ký lại khai sinh tại Bộ phận một cửa của UBND cấp xã có thẩm quyền; nộp lệ phí nếu thuộc trường hợp phải nộp lệ phí đăng ký lại khai sinh; nộp phí cấp bản sao Giấy khai sinh nếu có yêu cầu cấp bản sao Giấy khai sinh
- -> Thời gian: 05 ngày làm việc; trường hợp phải xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 25 ngày.
– Nếu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến, người có yêu cầu đăng ký lại khai sinh truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh, đăng ký tài khoản (nếu chưa có tài khoản), xác thực người dùng theo hướng dẫn, đăng nhập vào hệ thống, xác định đúng UBND cấp xã có thẩm quyền.
- -> Thời gian: 05 ngày làm việc; trường hợp phải xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 25 ngày.
Bản sao giấy khai sinh bao nhiêu tiền?
Không ít người dân vẫn nhầm lẫn giữa lệ phí cấp bản sao giấy khai sinh từ sổ hộ tịch gốc và chi phí chứng thực bản sao từ bản chính, dẫn đến việc dự trù kinh phí không chính xác khi thực hiện thủ tục hành chính. Trên thực tế, các khoản phí liên quan đến giấy khai sinh hiện nay đều ở mức khá thấp và được quy định rõ ràng theo pháp luật. Việc hiểu đúng bản chất của từng loại phí sẽ giúp bạn chủ động chuẩn bị hồ sơ, tiết kiệm thời gian và tránh phát sinh những khoản chi không cần thiết trong quá trình thực hiện thủ tục.
Điều 4 Thông tư 281/2016/TT-BTC quy định về mức thu phí, lệ phí khi khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch như sau: Phí khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch có giá 8.000 đồng/bản sao trích lục/sự kiện hộ tịch đã đăng ký.
Câu hỏi thường gặp
– Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
– Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
– Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
– Giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia giao dịch.
Trường hợp nội dung trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác với nội dung trong Giấy khai sinh của người đó thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý hồ sơ hoặc cấp giấy tờ có trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ theo đúng nội dung trong Giấy khai sinh.
Về thời hạn sử dụng, hiện tại không có quy định pháp luật nào chỉ định thời gian có hiệu lực cho bản sao Giấy khai sinh. Khác với các giấy tờ như Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hay Phiếu lý lịch tư pháp có thời hạn 6 tháng, Giấy khai sinh là tài liệu có giá trị lâu dài không thay đổi theo thời gian.
Theo quy định hiện hành, việc chứng thực bản sao chỉ được thực hiện trên cơ sở xuất trình bản chính hợp lệ. Điều đó có nghĩa là cơ quan có thẩm quyền có thể chứng thực bản photocopy được sao chụp từ bản chính giấy khai sinh, nhưng không được chứng thực bản photocopy được sao chụp từ một bản sao giấy khai sinh đã được cấp trước đó. Nói cách khác, bản sao không thể được sử dụng làm căn cứ để tiếp tục chứng thực ra các bản sao khác.
