Chỉnh lý hồ sơ địa chính khi nào, thực hiện ra sao?

Trong bối cảnh quản lý đất đai ngày càng được siết chặt và hiện đại hóa, việc cập nhật các quy định pháp lý mới là điều hết sức cần thiết. Đặc biệt, quy định mới về chỉnh lý hồ sơ địa chính đang thu hút sự quan tâm lớn từ các cơ quan, tổ chức và cá nhân liên quan. Những thay đổi này không chỉ góp phần nâng cao tính minh bạch, chính xác trong quản lý thông tin đất đai mà còn tạo điều kiện thuận lợi hơn cho quá trình thực hiện các thủ tục hành chính. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết từ Luật sư Đoàn dưới đây.

Chỉnh lý hồ sơ địa chính là gì?

Để hiểu rõ hơn các quy định liên quan, trước hết cần nắm được khái niệm cơ bản về chỉnh lý hồ sơ địa chính.

Chỉnh lý hồ sơ địa chính là hoạt động của cơ quan nhà nước nhằm cập nhật, sửa đổi, bổ sung thông tin (bản đồ, sổ mục kê, sổ địa chính) khi có biến động về đất đai hoặc người sử dụng. Mục đích là đảm bảo hồ sơ luôn chính xác, thống nhất với hiện trạng sử dụng đất thực tế.

Thủ tục chỉnh lý hồ sơ địa chính cụ thể 

Sau khi nắm rõ khái niệm và ý nghĩa, việc tìm hiểu quy trình thực hiện là bước tiếp theo không thể bỏ qua. Vậy với mong muốn xin cung cấp hồ sơ địa chính mới thì thủ tục chỉnh lý hồ sơ địa chính cụ thể được tiến hành như thế nào và cần đáp ứng những yêu cầu gì?

Điều 22 Thông tư 10/2024/TT-BTNMT quy định về trình tự chỉnh lý, cập nhật biến động hồ sơ địa chính từ 01/08/2024 như sau:

(1) Trường hợp đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất thường xuyên, kể cả đăng ký đất đai lần đầu và đăng ký biến động thì chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính như sau:

– Nơi đã xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai thì chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính dạng số gắn với quá trình thực hiện thủ tục đăng ký theo trình tự:

+ Cập nhật thông tin đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất và quét giấy tờ về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, giấy tờ về giao đất để quản lý (nếu có) sau khi tiếp nhận hồ sơ đã đảm bảo tính đầy đủ, tính thống nhất theo quy định;

+ Cập nhật kết quả chỉnh lý bản đồ địa chính hoặc trích đo bản đồ địa chính thửa đất và sổ mục kê đất đai đối với trường hợp phải đo đạc địa chính;

+ Cập nhật kết quả kiểm tra hồ sơ sau khi hoàn thành kiểm tra theo thẩm quyền;

+ Cập nhật thông tin về thực hiện nghĩa vụ tài chính của người sử dụng đất sau khi nhận được chứng từ nộp nghĩa vụ tài chính hoặc văn bản của cơ quan có thẩm quyền về việc ghi nợ hoặc miễn, giảm nghĩa vụ tài chính theo quy định;

+ Quét và nhập bổ sung thông tin vào hồ sơ địa chính về Giấy chứng nhận đã cấp hoặc đã xác nhận thay đổi; trường hợp đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất lần đầu và không có nhu cầu hoặc không đủ điều kiện hoặc không thuộc trường hợp cấp Giấy chứng nhận thì nhập bổ sung thông tin theo quy định đối với trường hợp không cấp Giấy chứng nhận;

+ Kiểm tra việc chỉnh lý, cập nhật; trích xuất vào sổ địa chính và ký duyệt trang sổ địa chính đã lập hoặc chỉnh lý;

– Nơi chưa xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai thì thực hiện chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính như sau:

+ Trường hợp đăng ký, cấp Giấy chứng nhận lần đầu hoặc đăng ký biến động thì chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính và sao Giấy chứng nhận để lưu trước khi trao Giấy chứng nhận cho người được cấp;

+ Trường hợp đăng ký đất đai lần đầu mà không đủ điều kiện được cấp Giấy chứng nhận hoặc không có nhu cầu cấp Giấy chứng nhận thì chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính sau khi nhận được hồ sơ của cơ quan có thẩm quyền chuyển đến;

+ Trường hợp đăng ký đất đai đối với đất được Nhà nước giao để quản lý thì chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính sau khi hoàn thành việc kiểm tra hồ sơ theo thẩm quyền hoặc sau khi nhận được hồ sơ của cơ quan có thẩm quyền chuyển đến.

(2) Trường hợp thu hồi đất thì căn cứ vào hồ sơ thu hồi đất đã được thực hiện (đã bàn giao đất trên thực địa) để thực hiện chỉnh lý hồ sơ địa chính theo trình tự sau:

– Chỉnh lý bản đồ địa chính hoặc mảnh trích đo bản đồ địa chính thửa đất và chỉnh lý sổ mục kê đất đai đối với trường hợp thu hồi một phần thửa đất theo diện tích đất đã bàn giao trên thực địa;

– Xác nhận việc thu hồi vào Giấy chứng nhận đã cấp để lưu; trường hợp thu hồi một phần thửa đất thì quét hoặc sao Giấy chứng nhận đã xác nhận thu hồi đất để lưu;

– Chỉnh lý, cập nhật sổ địa chính. Nơi đã xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai thì kiểm tra việc cập nhật thông tin; trích xuất vào sổ địa chính và ký duyệt trang sổ địa chính đã chỉnh lý.

(3) Trường hợp được giao đất, cho thuê đất (kể cả thông qua đấu giá quyền sử dụng đất, đấu thầu dự án đầu tư có sử dụng đất) thì chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính sau khi đã bàn giao đất trên thực địa theo trình tự:

– Kiểm tra, chỉnh lý bản đồ địa chính hoặc mảnh trích đo bản đồ địa chính thửa đất và sổ mục kê đất đai cho thống nhất với hiện trạng bàn giao đất trên thực địa;

– Cập nhật thông tin đăng ký từ hồ sơ giao đất, cho thuê đất đã thực hiện vào sổ địa chính;

– Quét hoặc sao và nhập bổ sung thông tin vào hồ sơ địa chính về Giấy chứng nhận đã ký để lưu trước khi trao cho người được cấp;

– Kiểm tra việc cập nhật thông tin, trích xuất vào sổ địa chính và ký duyệt trang sổ địa chính đã lập đối với nơi đã xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai.

(4) Trường hợp cấp lại Giấy chứng nhận do bị mất thì thực hiện chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính gắn với quá trình thực hiện thủ tục theo trình tự:

– Cập nhật thông tin về tình trạng Giấy chứng nhận bị mất vào sổ địa chính sau khi cấp lại Giấy chứng nhận;

– Quét hoặc sao và nhập bổ sung thông tin vào hồ sơ địa chính về quyết định hủy Giấy chứng nhận bị mất và cấp lại Giấy chứng nhận trước khi trao cho người được cấp;

– Kiểm tra việc cập nhật thông tin, trích xuất vào sổ địa chính và ký duyệt trang sổ địa chính đã chỉnh lý đối với nơi đã xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai.

(5) Trường hợp cấp đổi Giấy chứng nhận hoặc đính chính Giấy chứng nhận đã cấp thì chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính như sau:

– Nơi đã xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai thì thực hiện chỉnh lý, cập nhật vào hồ sơ địa chính gắn với quá trình thực hiện thủ tục theo thứ tự:

+ Nhập thông tin đăng ký cấp đổi Giấy chứng nhận hoặc đính chính Giấy chứng nhận đã cấp; quét Giấy chứng nhận đã cấp sau khi tiếp nhận hồ sơ đã đảm bảo tính đầy đủ, tính thống nhất theo quy định đối với trường hợp chưa quét;

+ Nhập kết quả kiểm tra hồ sơ sau khi hoàn thành kiểm tra theo thẩm quyền;

+ Quét và nhập bổ sung thông tin cấp đổi Giấy chứng nhận, Giấy chứng nhận đã được đính chính trước khi trao cho người được cấp;

+ Kiểm tra việc cập nhật thông tin, trích xuất vào sổ địa chính và ký duyệt trang sổ địa chính đã lập;

– Nơi chưa xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai thì thực hiện các công việc quy định nêu trên sau khi đã được cơ quan có thẩm quyền ký cấp đổi Giấy chứng nhận hoặc đính chính vào Giấy chứng nhận trước khi trao cho người được cấp.

Ai chịu trách nhiệm chỉnh lý hồ sơ địa chính? 

Bên cạnh quy trình thực hiện, việc xác định chủ thể chịu trách nhiệm cũng là yếu tố quan trọng cần làm rõ. Vậy ai là người hoặc cơ quan chịu trách nhiệm chỉnh lý hồ sơ địa chính theo quy định hiện hành?

Theo quy định pháp luật đất đai, Văn phòng đăng ký đất đai và Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai là cơ quan chịu trách nhiệm chính trong việc lập, chỉnh lý và cập nhật biến động hồ sơ địa chính

Mẫu hồ sơ cần chuẩn bị để chỉnh lý địa chính 

Để thực hiện việc chỉnh lý địa chính theo đúng quy định, việc chuẩn bị đầy đủ và đúng thành phần hồ sơ là yêu cầu bắt buộc.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 129 Luật Đất đai 2024 về hồ sơ địa chính như sau:

“Hồ sơ địa chính bao gồm các tài liệu thể hiện thông tin chi tiết về từng thửa đất, người được giao quản lý đất, người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, tình trạng pháp lý của thửa đất và tài sản gắn liền với đất, phản ánh đầy đủ tình hình quản lý, sử dụng đất trên địa bàn.”

Đồng thời, hồ sơ địa chính được lập dưới dạng số, bao gồm các tài liệu sau đây:

– Bản đồ địa chính;

– Sổ mục kê đất đai;

– Sổ địa chính;

– Bản sao các loại giấy chứng nhận bao gồm: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất.

Thời gian hoàn thành chỉnh lý hồ sơ địa chính 

Một yếu tố được nhiều người quan tâm khi thực hiện thủ tục là thời gian xử lý hồ sơ. Vậy thời gian hoàn thành chỉnh lý hồ sơ địa chính được quy định ra sao và có những yếu tố nào ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện?

Thời gian chỉnh lý, cập nhật biến động hồ sơ địa chính thường hoàn thành không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày ký cấp Giấy chứng nhận (Sổ đỏ/Sổ hồng) hoặc nhận hồ sơ hợp lệ, và trước khi trao sổ cho người sử dụng đất. Với các trường hợp bàn giao đất thực địa, thời hạn là không quá 05 ngày làm việc.

Chi phí chỉnh lý hồ sơ địa chính là bao nhiêu? 

Bên cạnh thời gian xử lý, chi phí thực hiện cũng là vấn đề được nhiều người quan tâm. Vậy chi phí chỉnh lý hồ sơ địa chính là bao nhiêu và được tính dựa trên những căn cứ nào?

Chi phí chỉnh lý hồ sơ địa chính, cập nhật biến động đất đai thường dao động từ vài chục nghìn đến vài trăm nghìn đồng cho lệ phí hành chính. Nếu cần đo đạc lại (trích đo địa chính), chi phí có thể từ 1–3 triệu đồng/thửa tùy diện tích và quy định từng địa phương.

Câu hỏi thường gặp