Hồ sơ xin Giấy phép lao động cho người nước ngoài cần những gì?

Trong bối cảnh hội nhập và nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài ngày càng gia tăng tại Việt Nam, việc nắm rõ Hồ sơ xin Giấy phép lao động cho người nước ngoài mới nhất là điều vô cùng cần thiết đối với doanh nghiệp và người lao động. Quy định pháp luật về giấy phép lao động thường xuyên được cập nhật, bổ sung nhằm đảm bảo quản lý chặt chẽ nhưng vẫn tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình làm việc hợp pháp. Bài viết dưới đây từ Luật sư Đoàn sẽ giúp bạn hiểu rõ các giấy tờ cần chuẩn bị, điều kiện áp dụng và những lưu ý quan trọng để tránh sai sót khi thực hiện thủ tục.

Giấy phép lao động cho người nước ngoài là gì? 

Giấy phép lao động (Work Permit) là loại giấy tờ pháp lý do cơ quan chức năng của Việt Nam cấp cho người lao động nước ngoài, cho phép họ làm việc hợp pháp tại Việt Nam trong thời hạn nhất định, tối đa không quá 02 năm. Văn bản này thể hiện sự chấp thuận của cơ quan quản lý đối với năng lực và vị trí công việc của người lao động nước ngoài, đồng thời là căn cứ pháp lý quan trọng nhằm đảm bảo việc sử dụng lao động đúng quy định, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cả người lao động và đơn vị sử dụng lao động.

Hồ sơ xin Giấy phép lao động cho người nước ngoài 

Để người lao động nước ngoài có thể làm việc hợp pháp tại Việt Nam, việc chuẩn bị đầy đủ và đúng quy định Hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài là bước quan trọng không thể bỏ qua.

Theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP sửa đổi theo hướng lồng ghép thủ tục báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài vào thủ tục nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động. Đây là bước rút ngắn thủ tục đáng kể so với trước đây thay vì việc thực hiện 2 bước trong quá trình xin cấp giấy phép nay tinh giản gọn thành 1 bước. 

A. Hồ sơ công ty, tổ chức cần chuẩn bị xin giấy phép làm việc cho người nước ngoài theo quy định mới

1. Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP

2. Bản sao có chứng thực giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép hoạt động hoặc giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (01 bản)

3. Giấy chứng nhận sức khỏe khám tại nước ngoài hoặc giấy khám sức khỏe khám tại Việt Nam tại các bệnh viện, phòng khám, có sở y tế đủ điều kiện theo quy định của Bộ y tế ( trong thời hạn 12 tháng) trừ trường hợp kết quả khám sức khỏe đã được kết nối, chia sẻ trên Hệ thống thông tin về quản lý hoạt động khám bệnh, chữa bệnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế. Đối với giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền của nước ngoài cấp được sử dụng trong trường hợp Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy khám sức khỏe có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau và thời hạn sử dụng của giấy khám sức khỏe đó không quá 12 tháng kể từ ngày được cấp.

4. Lý lịch tư pháp của người nước ngoài cấp tại nước ngoài hoặc phiếu lý lịch số 1 được cấp tại Việt Nam (Được cấp không quá 06 tháng)

+ Phiếu lý lịch tư pháp cấp tại nước ngoài: phiếu lý lịch tư pháp cấp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

+ Phiếu lý lịch tư pháp cấp tại Việt Nam: Nếu người lao động có xác nhận tạm trú tại Việt Nam và đang cư trú tại Việt Nam có thể xin cấp phiếu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp nơi người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam 

Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự của nước ngoài hoặc của Việt Nam cấp không quá 6 tháng, kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ, trừ trường hợp đã thực hiện liên thông thủ tục hành chính về cấp Phiếu lý lịch tư pháp và cấp giấy phép lao động theo quy định.

5. Hộ chiếu người nước ngoài còn thời hạn sử dụng theo quy định.

Lưu ý: 

Việc cấp giấy phép lao động liên quan đến việc cấp thị thực hoặc thẻ tạm trú sau khi được cấp GPLĐ vì thời hạn của thị thực tối đa là 1 năm và thẻ tạm trú có thời hạn cho người lao động tối đa là 2 năm nên người nước ngoài cần lưu ý thời hạn của hộ chiếu còn thời hạn phù hợp với hình thức xin thị thực và thẻ tạm trú sau này.

Hộ chiếu cần chứng thực tất cả các trang hộ chiếu và visa của người nước ngoài (01 bản)

6. 02 ảnh chân dung, kích thước 4×6, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng và không đeo kính.

7. Văn bản chứng minh là quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật, giáo viên ( Bằng đại học, giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc tại nước ngoài …..). Cụ thể:

– Trường hợp người lao động là chuyên gia cần cung cấp các hồ sơ sau:  

+  Bằng đại học trở lên hoặc tương đương

+ Xác nhận kinh nghiệm làm việc trên  3 năm kinh nghiệm làm việc trong chuyên ngành được đào tạo phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam 

*Nếu người lao động làm việc theo hình thức chuyển nội bộ di chuyển nội bộ thì cần có thêm các hồ sơ sau:

+ Quyết định bổ nhiệm 

+ Kinh nghiệm làm việc tại công ty mẹ trên 12 tháng liên tục đến hiện tại 

+ Giấy chứng nhận đầu tư, Đăng ký kinh doanh Hoặc Giấy phép hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức 

– Trường hợp người lao động là Nhà quản lý và giám đốc điều hành cần cung cấp hồ sơ

–  Văn bản xác nhận, chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành đối với một số trường hợp 

*Nếu hình thức Di chuyển nội bộ từ công ty mẹ sang thì cần bổ sung:  Quyết định bổ nhiệm + Kinh nghiệm làm việc tại công ty mẹ trên 12 tháng liên tục đến hiện tại 

Ghi chú: Người quản lý  là người quản lý doanh nghiệp theo quy định tại khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp hoặc là người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu của cơ quan, tổ chức (Trong một số trường hợp trưởng các bộ phận, phòng ban của doanh nghiệp tổ chức).  Giám đốc điều hành là người đứng đầu và trực tiếp điều hành đơn vị trực thuộc cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

– Trường hợp người lao động là Lao động kỹ thuật: Văn bản xác nhận Người lao động được đào tạo chuyên ngành kỹ thuật hoặc chuyên ngành khác ít nhất 01 năm và làm việc ít nhất 03 năm trong chuyên ngành được đào tạo Hoặc có ít nhất 5 năm kinh nghiệm làm công việc phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam.

*Nếu người lao động làm việc theo hình thức chuyển nội bộ di chuyển nội bộ thì cần có thêm các hồ sơ sau:

+ Quyết định bổ nhiệm 

+ Kinh nghiệm làm việc tại công ty mẹ trên 12 tháng liên tục đến hiện tại 

+ Giấy chứng nhận đầu tư, Đăng ký kinh doanh Hoặc Giấy phép hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức 

– Trường hợp người lao động nước ngoài là nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng phải các văn bản: Hợp đồng cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác phía Việt Nam và phía nước ngoài và văn bản chứng minh người lao động nước ngoài đã làm việc cho doanh nghiệp nước ngoài không có hiện diện thương mại tại Việt Nam được ít nhất 02 năm;

– Trường hợp người lao động nước ngoài chào bán dịch vụ phải có văn bản: Văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ;

– Trường hợp người lao động nước ngoài làm việc cho tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế tại Việt Nam phải các văn bản: Văn bản của cơ quan, tổ chức cử người lao động nước ngoài đến làm việc cho tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế tại Việt Nam và giấy phép hoạt động của tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế tại Việt Nam theo quy định của pháp luật

– Ngoài ra, đối với các ngành, nghề có yêu cầu đặc biệt như cầu thủ bóng đá, phi công, bảo dưỡng máy bay thì hồ sơ sẽ có những khác biệt xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.

Lưu ý: Các giấy tờ được cấp ở nước ngoài hoặc được cấp bởi cơ quan Đại diện ngoại giao của nước ngoài tại Việt Nam phải được Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng ra tiếng Việt. 

Thủ tục nộp hồ sơ xin giấy phép lao động ở đâu?

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài theo quy định, câu hỏi được nhiều doanh nghiệp và người lao động nước ngoài quan tâm là thủ tục nộp hồ sơ xin giấy phép lao động ở đâu để đảm bảo đúng thẩm quyền và thời gian xử lý.

Theo quy định tại tiểu mục 1 Mục A Phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 636/QĐ-BNV năm 2025, thẩm quyền cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam có sự thay đổi theo từng giai đoạn. Cụ thể, trước ngày 01/07/2025, việc cấp giấy phép lao động thuộc thẩm quyền giải quyết của Bộ Nội vụ. Tuy nhiên, kể từ ngày 01/07/2025, thẩm quyền này đã được phân cấp cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trực tiếp thực hiện.

Các tiêu chuẩn sức khỏe và giấy khám hợp lệ cho người nước ngoài 

Bên cạnh các điều kiện về chuyên môn và hồ sơ pháp lý, người lao động nước ngoài còn phải đáp ứng các tiêu chuẩn sức khỏe và giấy khám hợp lệ theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, thủ tục báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài đã được lồng ghép trực tiếp vào thủ tục nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động. Quy định này giúp đơn giản hóa đáng kể quy trình thực hiện, khi thay vì phải tiến hành hai bước riêng biệt như trước đây, doanh nghiệp và người lao động chỉ cần thực hiện một bước duy nhất, qua đó tiết kiệm thời gian và giảm bớt thủ tục hành chính.

Theo quy định hiện hành, người nước ngoài xin cấp giấy phép lao động phải đáp ứng các tiêu chuẩn về sức khỏe và có giấy khám sức khỏe hợp lệ. Cụ thể, giấy khám sức khỏe có thể được cấp tại cơ sở y tế ở nước ngoài hoặc tại Việt Nam, với điều kiện cơ sở khám chữa bệnh đó đủ thẩm quyền theo quy định của Bộ Y tế và giấy khám còn thời hạn sử dụng không quá 12 tháng. Trường hợp kết quả khám sức khỏe đã được kết nối, chia sẻ trên Hệ thống thông tin quản lý hoạt động khám bệnh, chữa bệnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế thì được chấp nhận theo quy định. Đối với giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế nước ngoài cấp, chỉ được sử dụng khi Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ đó có điều ước quốc tế hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau, đồng thời thời hạn của giấy khám không vượt quá 12 tháng kể từ ngày cấp.

Thời hạn và lệ phí cấp giấy phép lao động hiện nay là bao lâu và bao nhiêu tiền? 

Bên cạnh thủ tục và hồ sơ cần chuẩn bị, thời hạn và lệ phí cấp giấy phép lao động hiện nay cũng là nội dung được nhiều doanh nghiệp và người lao động nước ngoài đặc biệt quan tâm.

Theo quy định tại Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận đầy đủ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động, cơ quan này có trách nhiệm xem xét, chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động và tiến hành cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài. Trường hợp hồ sơ không được chấp thuận hoặc không đủ điều kiện để cấp giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền phải ban hành văn bản thông báo, nêu rõ lý do từ chối trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Theo khoản 4 Điều 3 Thông tư 85/2019/TT-BTC, lệ phí cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam (đối với trường hợp do cơ quan địa phương cấp) thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh. Do đó, mức lệ phí cấp giấy phép lao động hiện nay không thống nhất trên toàn quốc mà được quy định cụ thể tại từng địa phương. 

Căn cứ các nghị quyết của Hội đồng nhân dân 63 tỉnh, thành phố năm 2025, mức lệ phí phổ biến dao động từ 300.000 đồng đến 1.000.000 đồng/giấy phép, trong đó nhiều địa phương áp dụng mức giảm hoặc miễn phí khi thực hiện thủ tục qua dịch vụ công trực tuyến.

Câu hỏi thường gặp