Trong quá trình giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến hộ tịch, đặc biệt là các vấn đề về thừa kế, chấm dứt quyền nhân thân hay xác nhận tình trạng pháp lý của cá nhân đã mất, Mẫu trích lục khai tử bản sao đóng vai trò vô cùng quan trọng. Đây là loại giấy tờ được cơ quan có thẩm quyền cấp lại từ sổ hộ tịch gốc, nhằm xác nhận thông tin về việc một người đã chết một cách chính thức và hợp pháp. Cùng tìm hiểu chi tiết về mẫu giấy này qua chia sẻ của Luật sư Đoàn dưới đây.
Thủ tục xin cấp bản sao trích lục khai tử
Trong quá trình giải quyết các vấn đề pháp lý liên quan đến người đã mất, việc nắm rõ thủ tục hành chính là rất cần thiết để đảm bảo hồ sơ được thực hiện đúng quy định. Dưới đây là nội dung hướng dẫn chi tiết về thủ tục xin trích lục khai tử mà bạn cần biết.
Theo Quyết định 85/QĐ-BTP năm 2025, thủ tục cấp bản sao Trích lục hộ tịch được thực hiện như sau:
Trình tự thực hiện:
– Nếu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp, người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch nộp hồ sơ đề nghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch tại Bộ phận một cửa/Trung tâm hành chính công của Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có thẩm quyền; nộp phí theo quy định pháp luật.
Trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
– Nếu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến, người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh, đăng ký tài khoản (nếu chưa có tài khoản), xác thực người dùng theo hướng dẫn, đăng nhập vào hệ thống, xác định đúng Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có thẩm quyền.
Người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch trực tuyến cung cấp thông tin theo mẫu điện tử tương tác yêu cầu cấp bản sao Giấy khai sinh, bản sao Trích lục hộ tịch (cung cấp trên Cổng dịch vụ công), đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu liên quan đến nội dung đề nghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch; nộp phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật, hoàn tất việc nộp hồ sơ.
– Cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ.
(i) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ; nếu tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ thì có Phiếu hẹn, trả kết quả cho người có yêu cầu trong ngày làm việc tiếp theo (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp) hoặc gửi ngay Phiếu hẹn, trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện thoại di động cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến); chuyển hồ sơ để công chức làm công tác hộ tịch xử lý.
– Sau khi tiếp nhận hồ sơ theo hình thức nộp trực tiếp, cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa thực hiện số hóa (sao chụp, chuyển thành tài liệu điện tử trên hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu) và ký số vào tài liệu, hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đã được số hóa theo quy định.
(ii) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì có thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người có yêu cầu bổ sung, hoàn thiện. Sau khi hồ sơ được bổ sung, thực hiện lại bước (i);
(iii) Trường hợp người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì báo cáo Trưởng bộ phận một cửa có thông báo từ chối giải quyết yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch.
– Công chức làm công tác hộ tịch thẩm tra hồ sơ (thẩm tra tính thống nhất, hợp lệ của các thông tin trong hồ sơ, giấy tờ, tài liệu do người yêu cầu nộp, xuất trình hoặc đính kèm).
+ Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối thì gửi thông báo về tình trạng hồ sơ tới Bộ phận một cửa để thông báo cho người nộp hồ sơ – thực hiện lại bước (ii) hoặc (iii);
+ Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn thì công chức làm công tác hộ tịch lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả, trong đó nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả, chuyển Bộ phận một cửa để trả cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp), hoặc gửi Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn qua điện thoại di động cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến).
+ Nếu thấy hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định, trường hợp tiếp nhận hồ sơ cấp bản sao Trích lục hộ tịch theo hình thức trực tiếp, thì công chức làm công tác hộ tịch in bản sao Trích lục hộ tịch trình Thủ trưởng Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử ký, chuyển tới Bộ phận một cửa để trả kết quả cho người có yêu cầu.
Trường hợp tiếp nhận hồ sơ xin cấp bản sao Trích lục hộ tịch theo hình thức trực tuyến, công chức làm công tác hộ tịch gửi lại nội dung biểu mẫu Trích lục hộ tịch điện tử tương ứng với thông tin đầy đủ cho người yêu cầu qua thư điện tử hoặc thiết bị số.
Người yêu cầu có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trên biểu mẫu Trích lục hộ tịch điện tử và xác nhận (tối đa một ngày).
Nếu người có yêu cấp bản sao Trích lục hộ tịch đã thống nhất, đầy đủ hoặc không có phản hồi sau thời hạn yêu cầu thì công chức làm công tác hộ tịch in bản sao Trích lục hộ tịch, trình Thủ trưởng Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử ký, chuyển tới Bộ phận một cửa để trả kết quả cho người có yêu cầu.
– Người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch được nhận kết quả theo một trong các phương thức sau đây:
+ Nhận bản điện tử bản sao Trích lục hộ tịch gửi qua thư điện tử, Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó;
+ Nhận bản điện tử bản sao Trích lục hộ tịch gửi vào thiết bị số, thông qua phương pháp truyền số liệu phù hợp, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin;
+ Nhận kết quả là bản sao Trích lục hộ tịch thông qua hệ thống bưu chính;
+ Nhận kết quả là bản sao Trích lục hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch.
Cách thức thực hiện:
Người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận một cửa/Trung tâm hành chính công của Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia (https://dichvucong.gov.vn) hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh (https://dichvucong.gov.vn).
Thành phần hồ sơ:
– Tờ khai đề nghị bản sao Trích lục hộ tịch theo mẫu trong trường hợp người yêu cầu là cá nhân hoặc Văn bản yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch nêu rõ lý do trong trường hợp người yêu cầu là cơ quan, tổ chức (nếu người có yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính).
– Mẫu điện tử tương tác yêu cầu cấp bản sao Giấy khai sinh, bản sao Trích lục hộ tịch (do người yêu cầu cung cấp thông tin theo hướng dẫn trên Cổng dịch vụ công, nếu người có yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến);
– Người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch thực hiện việc nộp/xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến) các giấy tờ sau:
* Giấy tờ phải nộp:
– Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.
* Giấy tờ phải xuất trình:
– Hộ chiếu/Chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch. Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, được hệ thống điền tự động thì không phải tải lên (theo hình thức trực tuyến).
Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.
Phí cấp bản sao trích lục khai tử là bao nhiêu?
Khi thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến hộ tịch, vấn đề chi phí luôn là điều được nhiều người quan tâm.
Phí cấp bản sao trích lục khai tử hiện nay là 8.000 đồng/bản. Đây là mức lệ phí áp dụng khi người dân có yêu cầu cấp lại bản sao từ sổ gốc sau khi đã đăng ký khai tử.
Nơi nộp đơn xin trích lục khai tử bản sao?
Khi cần xin cấp lại giấy tờ hộ tịch, việc xác định đúng cơ quan có thẩm quyền là bước rất quan trọng để tránh mất thời gian và công sức.
Nơi nộp đơn xin bản sao trích lục khai tử là Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã/phường/thị trấn nơi đã đăng ký khai tử trước đây hoặc nơi đang lưu trữ sổ hộ tịch. Người yêu cầu có thể nộp hồ sơ trực tiếp, qua bưu chính, hoặc trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công Quốc gia
Mẫu trích lục khai tử bản sao
Trong các thủ tục hộ tịch liên quan đến việc xác nhận người đã mất, việc sử dụng đúng biểu mẫu đơn xin trích lục khai tử là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý của hồ sơ. Dưới đây là thông tin giới thiệu về mẫu trích lục khai tử bản sao mà bạn có thể tham khảo và sử dụng khi cần.
Cách điền mẫu trích lục khai tử bản sao
Khi điền mẫu trích lục khai tử bản sao, người kê khai cần ghi đầy đủ và chính xác các thông tin theo giấy tờ hộ tịch gốc. Cụ thể, cần điền họ tên người đã mất, ngày tháng năm sinh, ngày tháng năm chết, nơi đăng ký khai tử và số trích lục (nếu có).
Ngoài ra, thông tin của người yêu cầu cấp bản sao như họ tên, giấy tờ tùy thân và quan hệ với người đã mất cũng cần được ghi rõ ràng. Các mục còn lại nên điền đúng theo hướng dẫn trên biểu mẫu và tránh tẩy xóa để đảm bảo hồ sơ hợp lệ.
Câu hỏi thường gặp
Khi kê khai giấy chứng tử, mục “nguyên nhân chết” cần được ghi chính xác theo thông tin do cơ sở y tế hoặc người có thẩm quyền xác nhận. Trường hợp người chết tại bệnh viện, nội dung này thường dựa trên giấy báo tử hoặc kết luận của bác sĩ, ví dụ như “ngừng tuần hoàn”, “suy hô hấp”, “tai nạn giao thông” hoặc “bệnh lý nền”.
Nếu người chết không tại cơ sở y tế, công chức tư pháp – hộ tịch sẽ căn cứ vào lời khai của người đi khai tử và các giấy tờ liên quan (nếu có). Trong trường hợp không xác định được nguyên nhân cụ thể, có thể ghi chung là “chưa rõ nguyên nhân” hoặc “chết do nguyên nhân tự nhiên” theo hướng dẫn của cơ quan đăng ký hộ tịch.
Để xin giấy chứng tử cho ông bà, người thân trong gia đình cần thực hiện thủ tục đăng ký khai tử tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người mất cư trú cuối cùng hoặc nơi xảy ra sự việc. Người đi khai tử có thể là con cháu hoặc người thân thích theo quy định pháp luật.
Hồ sơ thường bao gồm giấy báo tử (nếu có), giấy tờ tùy thân của người đi khai tử và thông tin cá nhân của người đã mất như họ tên, ngày tháng năm sinh, nơi cư trú cuối cùng. Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan hộ tịch sẽ cấp giấy chứng tử hoặc trích lục khai tử theo yêu cầu.
