Việt Nam hiện nay ngày càng thu hút nhiều chuyên gia, lao động nước ngoài đến làm việc, đồng thời môi trường kinh doanh cũng trở nên năng động và đa dạng hơn. Tuy nhiên, để hợp pháp hóa quá trình làm việc của người nước ngoài tại Việt Nam, việc hoàn tất thủ tục xin Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam là bước bắt buộc. Hiểu rõ các quy định, hồ sơ cần thiết và quy trình thực hiện sẽ giúp doanh nghiệp và người lao động tiết kiệm thời gian, tránh rủi ro pháp lý không đáng có. Muốn hiểu được hãy cùng Luật sư Đoàn tìm hiểu dưới đây.
Danh sách hồ sơ cần chuẩn bị cho người nước ngoài làm việc ở VN
Trước khi tiến hành xin Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ là bước quan trọng để đảm bảo thủ tục diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là danh sách hồ sơ cần chuẩn bị cho người nước ngoài muốn làm việc tại Việt Nam:
Theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP sửa đổi theo hướng lồng ghép thủ tục báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài vào thủ tục nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động. Đây là bước rút ngắn thủ tục đáng kể so với trước đây thay vì việc thực hiện 2 bước trong quá trình xin cấp giấy phép nay tinh giản gọn thành 1 bước.
A. Hồ sơ công ty, tổ chức cần chuẩn bị xin giấy phép làm việc cho người nước ngoài theo quy định mới
1. Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP
2. Bản sao có chứng thực giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép hoạt động hoặc giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (01 bản)
3. Giấy chứng nhận sức khỏe khám tại nước ngoài hoặc giấy khám sức khỏe khám tại Việt Nam tại các bệnh viện, phòng khám, có sở y tế đủ điều kiện theo quy định của Bộ y tế ( trong thời hạn 12 tháng) trừ trường hợp kết quả khám sức khỏe đã được kết nối, chia sẻ trên Hệ thống thông tin về quản lý hoạt động khám bệnh, chữa bệnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế. Đối với giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền của nước ngoài cấp được sử dụng trong trường hợp Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy khám sức khỏe có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau và thời hạn sử dụng của giấy khám sức khỏe đó không quá 12 tháng kể từ ngày được cấp.
4. Lý lịch tư pháp của người nước ngoài cấp tại nước ngoài hoặc phiếu lý lịch số 1 được cấp tại Việt Nam (Được cấp không quá 06 tháng)
+ Phiếu lý lịch tư pháp cấp tại nước ngoài: phiếu lý lịch tư pháp cấp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
+ Phiếu lý lịch tư pháp cấp tại Việt Nam: Nếu người lao động có xác nhận tạm trú tại Việt Nam và đang cư trú tại Việt Nam có thể xin cấp phiếu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp nơi người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam
Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự của nước ngoài hoặc của Việt Nam cấp không quá 6 tháng, kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ, trừ trường hợp đã thực hiện liên thông thủ tục hành chính về cấp Phiếu lý lịch tư pháp và cấp giấy phép lao động theo quy định.
5. Hộ chiếu người nước ngoài còn thời hạn sử dụng theo quy định.
Lưu ý:
Việc cấp giấy phép lao động liên quan đến việc cấp thị thực hoặc thẻ tạm trú sau khi được cấp GPLĐ vì thời hạn của thị thực tối đa là 1 năm và thẻ tạm trú có thời hạn cho người lao động tối đa là 2 năm nên người nước ngoài cần lưu ý thời hạn của hộ chiếu còn thời hạn phù hợp với hình thức xin thị thực và thẻ tạm trú sau này.
Hộ chiếu cần chứng thực tất cả các trang hộ chiếu và visa của người nước ngoài (01 bản)
6. 02 ảnh chân dung, kích thước 4×6, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng và không đeo kính.
7. Văn bản chứng minh là quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật, giáo viên ( Bằng đại học, giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc tại nước ngoài …..). Cụ thể:
– Trường hợp người lao động là chuyên gia cần cung cấp các hồ sơ sau:
+ Bằng đại học trở lên hoặc tương đương
+ Xác nhận kinh nghiệm làm việc trên 3 năm kinh nghiệm làm việc trong chuyên ngành được đào tạo phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam
*Nếu người lao động làm việc theo hình thức chuyển nội bộ di chuyển nội bộ thì cần có thêm các hồ sơ sau:
+ Quyết định bổ nhiệm
+ Kinh nghiệm làm việc tại công ty mẹ trên 12 tháng liên tục đến hiện tại
+ Giấy chứng nhận đầu tư, Đăng ký kinh doanh Hoặc Giấy phép hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức
– Trường hợp người lao động là Nhà quản lý và giám đốc điều hành cần cung cấp hồ sơ
– Văn bản xác nhận, chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành đối với một số trường hợp
*Nếu hình thức Di chuyển nội bộ từ công ty mẹ sang thì cần bổ sung: Quyết định bổ nhiệm + Kinh nghiệm làm việc tại công ty mẹ trên 12 tháng liên tục đến hiện tại
Ghi chú: Người quản lý là người quản lý doanh nghiệp theo quy định tại khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp hoặc là người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu của cơ quan, tổ chức (Trong một số trường hợp trưởng các bộ phận, phòng ban của doanh nghiệp tổ chức). Giám đốc điều hành là người đứng đầu và trực tiếp điều hành đơn vị trực thuộc cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
– Trường hợp người lao động là Lao động kỹ thuật: Văn bản xác nhận Người lao động được đào tạo chuyên ngành kỹ thuật hoặc chuyên ngành khác ít nhất 01 năm và làm việc ít nhất 03 năm trong chuyên ngành được đào tạo Hoặc có ít nhất 5 năm kinh nghiệm làm công việc phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam.
*Nếu người lao động làm việc theo hình thức chuyển nội bộ di chuyển nội bộ thì cần có thêm các hồ sơ sau:
+ Quyết định bổ nhiệm
+ Kinh nghiệm làm việc tại công ty mẹ trên 12 tháng liên tục đến hiện tại
+ Giấy chứng nhận đầu tư, Đăng ký kinh doanh Hoặc Giấy phép hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức
– Trường hợp người lao động nước ngoài là nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng phải các văn bản: Hợp đồng cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác phía Việt Nam và phía nước ngoài và văn bản chứng minh người lao động nước ngoài đã làm việc cho doanh nghiệp nước ngoài không có hiện diện thương mại tại Việt Nam được ít nhất 02 năm;
– Trường hợp người lao động nước ngoài chào bán dịch vụ phải có văn bản: Văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ;
– Trường hợp người lao động nước ngoài làm việc cho tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế tại Việt Nam phải các văn bản: Văn bản của cơ quan, tổ chức cử người lao động nước ngoài đến làm việc cho tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế tại Việt Nam và giấy phép hoạt động của tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế tại Việt Nam theo quy định của pháp luật
– Ngoài ra, đối với các ngành, nghề có yêu cầu đặc biệt như cầu thủ bóng đá, phi công, bảo dưỡng máy bay thì hồ sơ sẽ có những khác biệt xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.
Lưu ý: Các giấy tờ được cấp ở nước ngoài hoặc được cấp bởi cơ quan Đại diện ngoại giao của nước ngoài tại Việt Nam phải được Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng ra tiếng Việt.
Thủ tục xin Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cần thiết, bước tiếp theo là tìm hiểu chi tiết về thủ tục xin Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam, nhằm đảm bảo quá trình nộp hồ sơ được thực hiện đúng quy định và tiết kiệm thời gian.
Thủ tục xin cấp Giấy phép lao động tại Hà Nội
Việc nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Hà Nội được thực hiện theo từng loại tổ chức và địa điểm hoạt động:
- Các tổ chức phi chính phủ, tổ chức quốc tế, hiệp hội theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 40/2016/TT-BLĐTBXH nộp hồ sơ tại Cục Việc làm – Bộ Nội vụ. Cục Việc làm tiếp nhận và xử lý hồ sơ cấp giấy phép trên phạm vi toàn quốc đối với các trường hợp thuộc thẩm quyền của Cục.
- Doanh nghiệp hoặc tổ chức có trụ sở tại các phường, xã (ngoài khu công nghiệp) nộp hồ sơ tại Sở Nội vụ thành phố Hà Nội.
- Doanh nghiệp hoặc tổ chức có trụ sở sản xuất trong các khu công nghiệp, khu chế xuất nộp hồ sơ tại Ban Quản lý các Khu công nghiệp, Khu chế xuất Hà Nội.
Thủ tục xin cấp Giấy phép lao động tại TP. Hồ Chí Minh
Tương tự, tại TP. Hồ Chí Minh, hồ sơ được nộp theo địa điểm hoạt động của doanh nghiệp:
- Doanh nghiệp/tổ chức nằm tại các phường, xã nộp hồ sơ tại Sở Nội vụ TP. HCM.
- Doanh nghiệp/tổ chức có trụ sở sản xuất trong các khu công nghiệp, khu chế xuất nộp hồ sơ tại Ban Quản lý các Khu công nghiệp, Khu chế xuất TP. HCM.
Lưu ý khi nộp hồ sơ qua mạng
Nếu đơn vị sử dụng lao động nộp hồ sơ trực tuyến, thời hạn trả kết quả là 10 ngày. Cơ quan có thẩm quyền sẽ:
- Cấp Giấy phép lao động nếu hồ sơ hợp lệ.
- Hoặc yêu cầu chỉnh sửa hồ sơ nếu có sai sót.
Sau khi nhận Giấy phép lao động qua thư điện tử, người sử dụng lao động cần nộp bản gốc hồ sơ cho cơ quan cấp phép để nhận bản gốc Giấy phép lao động.
Ngoài ra, đối với doanh nghiệp nằm trong khu công nghiệp, hồ sơ vẫn được nộp tại Ban Quản lý các khu công nghiệp tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
Thời gian xử lý hồ sơ xin giấy phép lao động hiện nay
Sau khi nắm rõ các thủ tục và địa điểm nộp hồ sơ, vấn đề tiếp theo mà doanh nghiệp và người lao động quan tâm là thời gian xử lý hồ sơ xin Giấy phép lao động hiện nay, nhằm lên kế hoạch nhận kết quả và bắt đầu công việc đúng thời hạn.
Theo quy định tại Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận đầy đủ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động, cơ quan này có trách nhiệm xem xét, chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động và tiến hành cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài. Trường hợp hồ sơ không được chấp thuận hoặc không đủ điều kiện để cấp giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền phải ban hành văn bản thông báo, nêu rõ lý do từ chối trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Chi phí và lệ phí khi nộp hồ sơ giấy phép lao động
Bên cạnh thủ tục và thời gian xử lý, chi phí và lệ phí khi nộp hồ sơ xin Giấy phép lao động là yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp và người lao động cần nắm rõ để chuẩn bị đầy đủ và tránh phát sinh không mong muốn.
Theo khoản 4 Điều 3 Thông tư 85/2019/TT-BTC, lệ phí cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam (đối với trường hợp do cơ quan địa phương cấp) thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh. Do đó, mức lệ phí cấp giấy phép lao động hiện nay không thống nhất trên toàn quốc mà được quy định cụ thể tại từng địa phương.
Căn cứ các nghị quyết của Hội đồng nhân dân 63 tỉnh, thành phố năm 2025, mức lệ phí phổ biến dao động từ 300.000 đồng đến 1.000.000 đồng/giấy phép, trong đó nhiều địa phương áp dụng mức giảm hoặc miễn phí khi thực hiện thủ tục qua dịch vụ công trực tuyến.
Quy trình đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài tại tỉnh tôi sống
Sau khi nắm rõ các bước chuẩn bị hồ sơ và thủ tục chung, bước tiếp theo là tìm hiểu quy trình đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài tại tỉnh/thành phố nơi bạn sinh sống, để thực hiện đúng theo thẩm quyền và rút ngắn thời gian xử lý.
Trước khi đăng ký sử dụng lao động nước ngoài, người sử dụng lao động phải xác định nhu cầu đối với từng vị trí công việc ít nhất 15 ngày trước. Dưới đây là các bước hướng dẫn chi tiết:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký nhu cầu
Người sử dụng lao động cần chuẩn bị hồ sơ theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I, ban hành kèm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP và được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2023/NĐ-CP.
Cách thức điền hồ sơ:
- Điền đầy đủ thông tin theo mẫu.
- Giải trình rõ ràng về nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, bao gồm: tình hình sử dụng lao động nước ngoài hiện tại, mô tả vị trí và chức danh công việc, yêu cầu về năng lực, trình độ, và lý do không tuyển lao động trong nước cho vị trí này.
Hình thức làm việc:
Người sử dụng lao động chọn một trong các hình thức theo Khoản 1 Điều 2 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, bao gồm:
- Thực hiện theo hợp đồng lao động.
- Di chuyển nội bộ doanh nghiệp.
- Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng.
- Thực hiện các loại hợp đồng/thoả thuận trong các lĩnh vực thương mại, tài chính, kinh tế, bảo hiểm, ngân hàng, giáo dục, y tế, nghề nghiệp, văn hóa, thể thao, khoa học kỹ thuật.
Bước 2: Nộp hồ sơ giải trình nhu cầu
Theo Khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2023/NĐ-CP, hồ sơ giải trình nhu cầu được nộp đến:
- Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (sau sáp nhập nay là Bộ Nội vụ), hoặc
- Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (sau sáp nhập nay là Sở Nội vụ) nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
Thời hạn xử lý hồ sơ: Cơ quan có thẩm quyền ra văn bản trả kết quả trong 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
Người sử dụng lao động có thể ủy quyền hoặc giới thiệu cá nhân cụ thể bằng văn bản để nộp hồ sơ.
Lưu ý khi nộp hồ sơ qua mạng
Nếu hồ sơ được nộp trực tuyến, cần lưu ý các điểm sau:
- Tạo tài khoản chính xác với đầy đủ thông tin: Họ và tên, số CMND/CCCD/Hộ chiếu, số điện thoại liên hệ.
- Hồ sơ được scan đầy đủ các trang, có dấu mộc rõ ràng và giáp lai đúng quy định.
- Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ thường xuyên để kịp thời bổ sung nếu có yêu cầu.
Câu hỏi thường gặp
Hồ sơ xin Giấy phép lao động là tập hợp các giấy tờ và tài liệu cần thiết mà người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải chuẩn bị để nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền, nhằm được cấp Giấy phép lao động hợp pháp tại Việt Nam.
Các trường hợp miễn giấy phép lao động gồm những đối tượng quy định tại khoản 3, 4, 5, 6, 7 và 8 Điều 154 Bộ luật Lao động năm 2019. Cụ thể:
Nhà đầu tư và quản lý doanh nghiệp: Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn từ 3 tỉ đồng trở lên của công ty TNHH; Chủ tịch HĐQT hoặc thành viên HĐQT có vốn góp từ 3 tỉ đồng trở lên của công ty cổ phần.
Chuyên gia, tư vấn kỹ thuật phục vụ dự án sử dụng vốn ODA theo điều ước quốc tế; phóng viên nước ngoài được Bộ Ngoại giao cấp phép; giảng viên, quản lý tại cơ sở giáo dục do cơ quan ngoại giao hoặc tổ chức liên chính phủ thành lập.
Học sinh, sinh viên, học viên thực tập theo thỏa thuận hoặc thư mời làm việc tại Việt Nam; học viên tập sự trên tàu biển Việt Nam; thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài được phép làm việc.
Người có hộ chiếu công vụ, người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại, tình nguyện viên thực hiện điều ước quốc tế, hoặc làm việc dưới 90 ngày/năm tại Việt Nam.
Trường hợp di chuyển nội bộ doanh nghiệp thuộc 11 ngành dịch vụ theo cam kết WTO, đã làm việc cho doanh nghiệp ít nhất 12 tháng trước khi sang Việt Nam.
Đối tượng được Bộ Giáo dục và Đào tạo xác nhận giảng dạy, nghiên cứu, chuyển giao chương trình giáo dục quốc tế hoặc quản lý cơ sở giáo dục do cơ quan ngoại giao/tổ chức liên chính phủ thành lập.
Các lĩnh vực ưu tiên như tài chính, khoa học – công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số, phát triển kinh tế – xã hội được bộ, ngành hoặc UBND cấp tỉnh xác nhận.
