Xin trích lục khai tử như thế nào? Điều kiện cần gì?

Xin trích lục khai tử (bản sao) là thủ tục thường được thực hiện khi giấy chứng tử (trích lục khai tử bản chính) bị mất, thất lạc hoặc cần sử dụng để giải quyết các thủ tục về thừa kế, đất đai, bảo hiểm và nhiều vấn đề pháp lý khác.

Tuy nhiên, không ít người gặp khó khăn không biết thực hiện như thế nào, xin trích lục ở đâu, cần chuẩn bị những giấy tờ gì, thời gian giải quyết bao lâu…

Trong bài viết này, Luật sư Đoàn sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục xin trích lục khai tử bản sao, giúp bạn biết cách thực hiện, tiết kiệm thời gian, công sức và tránh những sai sót.

Trích lục khai tử là gì?

Trích lục khai từ là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, có giá trị chứng minh sự kiện một cá nhân đã qua đời đã được đăng ký tại cơ quan nhà nước.

Bản chính trích lục khai tử (Giấy chứng tử) được cấp cho người đi đăng ký sau khi thực hiện thủ tục đăng ký khai tử theo quy định.

Bản sao trích lục khai tử được cấp từ Sổ đăng ký khai tử gốc hoặc từ Cở sở dữ liệu hộ tịch điện tử khi có yêu cầu.

Bản sao trích lục khai tử có giá trị pháp lý tương đương Trích lục khai tử (Giấy chứng tử) bản chính, đặc biệt cần thiết trong việc thực hiện thủ tục thừa kế tài sản mà người chết để lại, thủ tục bảo hiểm…

Như vậy, bản sao trích lục khai tử là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp trên cơ sở lấy thông tin, dữ liệu về đăng ký khai tử của một người trong Sổ đăng ký khai tử gốc hoặc Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Ai có thể xin trích lục khai tử?

Không phải ai cũng có thể xin trích lục khai tử bản sao. Hiện nay, pháp luật chưa quy định cụ thể về người có quyền yêu cầu cấp trích lục khai tử bản sao. Tuy nhiên, căn cứ vào các quy định pháp luật liên quan, có thể xác định người có quyền yêu cầu. Cụ thể:

• Khoản 1 Điều 33 Luật Hộ tịch quy định về thủ tục đăng ký khai tử, theo đó: “Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có người chết thì vợ, chồng, hoặc con, cha, mẹ hoặc người thân thích khác của người chết có trách nhiệm đi đăng ký khai tử; trường hợp người chết không có người thân thích thì đại diện của cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan có trách nhiệm đi khai tử”.

• Khoản 19 Điều 3 Luật Hôn nhân gia đình quy định về người thân thích như sau: “Người thân thích là người có quan hệ hôn nhân, nuôi dưỡng, người có cùng dòng máu về trực hệ và người có họ trong phạm vi ba đời”

Như vậy, từ các quy định nêu trên có thể xác định người có quyền yêu cầu xin cấp trích lục khai tử bản sao là: cha, mẹ, vợ, chồng, con, ông, bà hoặc người thân thích khác của người chết.

Xin trích lục khai tử ở đâu?

Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền cấp trích lục khai tử.

• Khoản 5 Điều 4 Luật Hộ tịch quy định: “Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và các cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định pháp luật”.

• Khoản 1 Điều 4 Luật Hộ tịch và Khoản 1 Điều 8 Nghị định 120/2025/NĐ-CP quy định cơ quan đăng ký hộ tịch bao gồm: UBND cấp xã, Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài. Trước khi thực hiện sáp nhập đơn vị hành chính, cơ quan đăng ký hộ tịch còn có UBND cấp huyện.

• Điều 63 Luật Hộ tịch, Điều 23 Thông tư 04/2020/TT-BTP và Điều 3 Nghị định 07/2025/NĐ-CP quy định: Cơ quan đăng ký hộ tịch, quản lý hộ tịch đang lưu giữ Sổ hộ tịch hoặc quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch, trong đó có trích lục khai tử.

Như vậy, các cơ quan sau đây có thẩm quyền cấp trích lục khai tử: UBND cấp xã, Cơ quan đại diện ngoại giao, Bộ Ngoại giao, không phụ thuộc vào nơi đã đăng ký khai tử hoặc nơi cư trú của người yêu cầu.

Việc pháp luật quy định cho phép người dân thực hiện thủ tục trích lục khai tử phi địa giới hành chính, cho phép nộp và nhận kết quả tại bất cứ đâu, không phụ thuộc vào nơi đăng ký hay nơi cư trú là một bước tiến lớn, đột phá trong cải cách thủ tục hành chính.

Khuyến nghị: Để việc xin trích lục khai tử được thuận lợi hơn, nhanh hơn, Luật sư Đoàn khuyến nghị nên ưu tiên lựa chọn xin trích lục khai tử tại Ủy ban nhân dân cấp xã/phường nơi đăng ký khai tử bởi nơi đây là cơ quan đã đăng ký khai tử, lưu giữ Sổ đăng ký khai tử gốc nên dễ dàng tra cứu, trích lục, đặc biệt là trong trường hợp ông, bà, cha, mẹ, vợ chồng hoặc người thân thích đã mất từ lâu, dữ liệu hộ tịch điện tử hiện nay chưa thực sự được hoàn thiện, đồng bộ, liên thông, thống nhất trên cả nước, hạ tầng kỹ thuật phần mềm còn nhiều hạn chế.

Xin trích lục khai tử cần chuẩn bị giấy tờ gì?

Để xin trích lục khai tử, người yêu cầu cần chuẩn bị đúng và đầy đủ hồ sơ theo quy định pháp luật.

Hồ sơ xin trích lục khai tử bao gồm các giấy tờ sau đây:

• Tờ khai xin trích lục khai tử theo mẫu số 18, ban hành kèm theo Thông tư 04/2020/TT-BTP.

• Văn bản ủy quyền trong trường hợp ủy quyền cho người khác thực hiện. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, vợ, chồng, anh, chị, em ruột thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải xuất trình giấy tờ chứng minh mối quan hệ khi thực hiện thủ tục.

• Căn cước công dân/Hộ chiếu hoặc giấy tờ chứng minh nhân thân khác do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để xuất trình.

Lưu ý:

• Số lượng: 01 bộ hồ sơ.

• Trường hợp gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính thì phải gửi kèm bản sao có chứng thực giấy tờ sử dụng để xuất trình nêu trên.

Thời gian xin lục khai tử mất bao lâu?

Thời gian giải quyết hồ sơ xin trích lục khai là ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

Trên thực tế, trong một số trường hợp, thời gian giải quyết có thể lâu hơn. Ví dụ như:

• Không tra cứu, khai thác được thông tin khai tử trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

• Dữ liệu hộ tịch cập nhật lên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có sai sót.

• Hệ thống phần mềm bị lỗi kỹ thuật (treo, chậm, không đăng nhập được) nên không thể tra soát thông tin trực tuyến mà phải tra cứu thủ công trong Sổ đăng ký khai tử giấy.

• Sổ đăng ký khai tử giấy bị hư hỏng, thất lạc.

Xin trích lục khai tử mất bao nhiêu tiền?

Lệ phí xin trích lục khai tử theo quy định hiện hành là: 8.000đ/bản sao trích lục.

Cách trích lục khai tử

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

• Người xin trích lục khai tử chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, đặc biệt là điền đúng, đầy đủ các thông tin trong Tờ khai xin trích lục.

Bước 2: Nộp hồ sơ

• Người xin trích lục có thể lựa chọn một trong các cách thức sau để nộp hồ sơ: (1) Nộp trực tiếp tại Trung tâm phục vụ hành chính công; (2) Nộp trực tuyến trên Cổng dịch vụ công Quốc gia https://dichvucong.gov.vn/; (3) Nộp qua dịch vụ bưu chính.
• Cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ. Trường hợp hồ sơ đầy đủ thì tiếp nhận hồ sơ và cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người yêu cầu, đồng thời chuyển hồ sơ cho bộ phận giải quyết.

• Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ hướng dẫn ngay để bổ sung và hoàn thiện. Nếu không thể bổ sung ngay thì cán bộ tiếp nhận lập văn bản hướng dẫn trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ tên của cán bộ tiếp nhận để thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện.

Bước 3: Nộp lệ phí và nhận kết quả.

• Người yêu cầu nộp lệ phí và nhận kết quả theo lịch hẹn trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.

Mẫu đơn xin trích lục khai tử tải ở đâu? 

Mẫu đơn xin trích lục khai tử hiện nay là mẫu số 18, được ban hành kèm theo Thông tư số 04/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp.

Bạn đọc có thể tải mẫu tại đây để sử dụng:

Câu hỏi thường gặp

Dịch vụ xin trích lục khai tử

Bạn đang cần xin trích lục khai tử nhưng không nhớ nơi đăng ký hoặc người thân đã mất từ lâu?

Hãy để Luật sư hỗ trợ bạn!

Liên hệ ngay để được hỗ trợ nhanh chóng, đúng quy định.