Trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến thừa kế, bảo hiểm, đất đai hoặc điều chỉnh thông tin hộ tịch, việc xin trích lục khai tử là yêu cầu bắt buộc trong nhiều trường hợp. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ cách soạn thảo đơn sao cho đúng quy định và cập nhật theo văn bản pháp luật hiện hành. Bài viết dưới đây Luật sư Đoàn sẽ giới thiệu mẫu đơn xin trích lục khai tử mới nhất, đồng thời hướng dẫn cách ghi cụ thể và những lưu ý quan trọng.
Trích lục khai tử là gì?
Trích lục khai tử là văn bản ghi nhận các thông tin về việc đăng ký khai tử của một cá nhân, được trích xuất từ sổ hộ tịch gốc do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quản lý và lưu giữ. Sau khi thủ tục đăng ký khai tử được hoàn tất, cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ cấp Giấy chứng tử cho người yêu cầu, đồng thời cập nhật đầy đủ nội dung khai tử vào sổ hộ tịch theo quy định.
Khi có nhu cầu xác minh hoặc sử dụng lại các thông tin này, cá nhân có thể đề nghị cơ quan có thẩm quyền cấp trích lục khai tử. Văn bản được cấp là Giấy trích lục khai tử, có giá trị pháp lý tương đương với Giấy chứng tử trong nhiều giao dịch và thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật.
Thủ tục xin trích lục khai tử như thế nào?
– Nếu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp, người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch nộp hồ sơ đề nghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch tại Bộ phận một cửa/Trung tâm hành chính công của Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có thẩm quyền; nộp phí theo quy định pháp luật.
Trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
– Nếu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến, người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh, đăng ký tài khoản (nếu chưa có tài khoản), xác thực người dùng theo hướng dẫn, đăng nhập vào hệ thống, xác định đúng Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có thẩm quyền.
Người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch trực tuyến cung cấp thông tin theo mẫu điện tử tương tác yêu cầu cấp bản sao Giấy khai sinh, bản sao Trích lục hộ tịch (cung cấp trên Cổng dịch vụ công), đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu liên quan đến nội dung đề nghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch; nộp phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật, hoàn tất việc nộp hồ sơ.
– Cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ.
(i) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ; nếu tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ thì có Phiếu hẹn, trả kết quả cho người có yêu cầu trong ngày làm việc tiếp theo (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp) hoặc gửi ngay Phiếu hẹn, trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện thoại di động cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến); chuyển hồ sơ để công chức làm công tác hộ tịch xử lý.
– Sau khi tiếp nhận hồ sơ theo hình thức nộp trực tiếp, cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa thực hiện số hóa (sao chụp, chuyển thành tài liệu điện tử trên hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu) và ký số vào tài liệu, hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đã được số hóa theo quy định.
(ii) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì có thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người có yêu cầu bổ sung, hoàn thiện. Sau khi hồ sơ được bổ sung, thực hiện lại bước (i);
(iii) Trường hợp người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì báo cáo Trưởng bộ phận một cửa có thông báo từ chối giải quyết yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch.
– Công chức làm công tác hộ tịch thẩm tra hồ sơ (thẩm tra tính thống nhất, hợp lệ của các thông tin trong hồ sơ, giấy tờ, tài liệu do người yêu cầu nộp, xuất trình hoặc đính kèm).
+ Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối thì gửi thông báo về tình trạng hồ sơ tới Bộ phận một cửa để thông báo cho người nộp hồ sơ – thực hiện lại bước (ii) hoặc (iii);
+ Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn thì công chức làm công tác hộ tịch lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả, trong đó nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả, chuyển Bộ phận một cửa để trả cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp), hoặc gửi Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn qua điện thoại di động cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến).
+ Nếu thấy hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định, trường hợp tiếp nhận hồ sơ cấp bản sao Trích lục hộ tịch theo hình thức trực tiếp, thì công chức làm công tác hộ tịch in bản sao Trích lục hộ tịch trình Thủ trưởng Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử ký, chuyển tới Bộ phận một cửa để trả kết quả cho người có yêu cầu.
Trường hợp tiếp nhận hồ sơ xin cấp bản sao Trích lục hộ tịch theo hình thức trực tuyến, công chức làm công tác hộ tịch gửi lại nội dung biểu mẫu Trích lục hộ tịch điện tử tương ứng với thông tin đầy đủ cho người yêu cầu qua thư điện tử hoặc thiết bị số.
Người yêu cầu có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trên biểu mẫu Trích lục hộ tịch điện tử và xác nhận (tối đa một ngày).
Nếu người có yêu cấp bản sao Trích lục hộ tịch đã thống nhất, đầy đủ hoặc không có phản hồi sau thời hạn yêu cầu thì công chức làm công tác hộ tịch in bản sao Trích lục hộ tịch, trình Thủ trưởng Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử ký, chuyển tới Bộ phận một cửa để trả kết quả cho người có yêu cầu.
– Người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch được nhận kết quả theo một trong các phương thức sau đây:
+ Nhận bản điện tử bản sao Trích lục hộ tịch gửi qua thư điện tử, Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó;
+ Nhận bản điện tử bản sao Trích lục hộ tịch gửi vào thiết bị số, thông qua phương pháp truyền số liệu phù hợp, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin;
+ Nhận kết quả là bản sao Trích lục hộ tịch thông qua hệ thống bưu chính;
+ Nhận kết quả là bản sao Trích lục hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch.
Đơn xin trích lục khai tử là gì?
Đơn xin trích lục khai tử là cách gọi thông thường của tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch. Đây là biểu mẫu hành chính do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành và thống nhất áp dụng chung trên toàn quốc khi thực hiện thủ tục xin cấp bản sao trích lục hộ tịch, trong đó có trích lục khai tử.
Đơn xin trích lục khai tử gồm những nội dung gì?
Mẫu đơn xin trích lục khai tử (Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch) bao gồm những thông tin cơ bản như sau: tên cơ quan có thẩm quyền giải quyết, thông người yêu cầu (tin họ tên, nơi cứ trú, số CCCD), thông tin người chết (họ tên, nơi cư trú, ngày tháng năm đăng ký khai tử, cơ quan đăng ký khai tử), số lượng bản sao trích lục khai tử muốn xin…
Mẫu đơn trích lục khai tử mới nhất
Mẫu đơn xin trích lục khai tử mới nhất hiện nay là mẫu số 18, được ban hành kèm theo Thông tư số 04/2020/TT-BTP.
Trước đây, mẫu đơn xin trích lục khai tử là mẫu số 15, được ban hành kèm theo thông tư số 15/2015/TT-BTP.
Bạn đọc có thể tải ngay mẫu đơn tại đây để sử dụng:
Hướng dẫn cách điền đơn xin trích lục khai tử
Trên thực tế, nhiều hồ sơ xin trích lục khai tử bị từ chối tiếp nhận hoặc phải sửa đổi, bổ sung không phải do thiếu giấy tờ, mà do thông tin kê khai trong đơn chưa đúng hoặc chưa đầy đủ theo quy định.
Những hướng dẫn dưới đây sẽ giúp bạn hạn chế được những sai sót này ngay từ khi chuẩn bị hồ sơ, góp phần giúp hồ sơ được tiếp nhận nhanh chóng.
(1) Ghi tên cơ quan đề nghị thực hiện việc cấp bản sao Trích lục khai tử.
- Ví dụ: Ủy ban nhân dân phường A, thành phố B
(2) Chỉ ghi trong trường hợp người có yêu cầu đăng ký hộ tịch chưa có/không cung cấp số định danh cá nhân/căn cước công dân/thẻ căn cước/căn cước điện tử.
- Trường hợp phải cung cấp thông tin “Nơi cư trú” thì ghi theo nơi đăng ký thường trú; nếu không có nơi đăng ký thường trú thì ghi theo nơi đăng ký tạm trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo nơi ở hiện tại.
(3) Ghi số định danh cá nhân/căn cước công dân/thẻ căn cước/căn cước điện tử
- Ví dụ: Căn cước công dân số 025188001010 do Cục Cảnh sát QLHC về TTXH cấp ngày 20/11/2021). Trường hợp không có số định danh cá nhân/căn cước công dân/thẻ căn cước/căn cước điện tử thì ghi giấy tờ hợp lệ thay thế (hộ chiếu…).
(4) Ghi rõ loại việc hộ tịch đã đăng ký trước đây, nay đề nghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch và ghi thông tin của người chết.
- Ví dụ: Ghi “cấp bản sao Trích lục khai tử”. Ghi họ và tên người chết, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc,…
(5) Ghi rõ tên cơ quan đã đăng ký khai tử trước đây.
- Ví dụ: Ủy ban nhân dân phường A, thành phố B thì ghi “Ủy ban nhân dân phường A, thành phố B”.
Sở Tư pháp tỉnh A.
(6) Trường hợp người yêu cầu không cung cấp được thông tin tại mục (5) thì cung cấp bổ sung thông tin khác để phục vụ việc tra cứu.
- Ví dụ: Cung cấp thông tin về ngày tháng năm chết.
(7) Ghi rõ số lượng bản sao đề nghị cấp.
- Ví dụ: Bạn muốn cấp 5 bản thì ghi số “5” hoặc cấp 10 bản thì ghi số “10”.
Câu hỏi thường gặp
Được. Trường hợp không còn lưu giữ giấy khai tử bản gốc thì có thể xin trích lục khai tử bản sao. Người yêu cầu cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định và nộp hồ sơ đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan nhà nước sẽ tra cứu thông tin trong Sổ đăng ký khai tử gốc, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và cấp trích lục khai tử ban sao cho người yêu cầu.
Trường hợp không nhớ số giấy khai tử hoặc ngày tháng năm đăng ký khai tử, người yêu cầu vẫn có thể xin cấp bản sao trích lục khai tử. Tuy nhiên, để cơ quan nhà nước có thẩm quyền thuận tiện tra cứu, cần cung cấp một số thông tin liên quan như: ngày tháng năm mất, nơi đăng ký khai tử, giấy tờ tùy thân của người mất…
Được. Theo quy định pháp luật hiện hành, người thân thích của người chết có quyền yêu cầu cấp bản sao trích lục khai tử.
Khoản 19 Điều 3 Luật Hôn nhân và Gia đình 2014 quy định người thân thích là người có quan hệ hôn nhân, nuôi dưỡng, người có cùng dòng máu về trực hệ và người có họ trong phạm vi ba đời.
Do vậy, cháu có thể xin trích lục khai tử của ông, bà. Tuy nhiên, khi thực hiện thủ tục, người yêu cầu cần xuất trình giấy tờ tùy thân và tài liệu chứng minh mối quan hệ với người đã mất.
Được. Hiện nay, việc xin cấp bản sao trích lục khai tử có thể thực hiện online trên Cổng dịch vụ công Quốc gia. Bạn có thể truy cập https://dichvucong.gov.vn/ để thực hiện.
Dịch vụ xin trích lục khai tử
Bạn cần xin trích lục khai tử nhưng người thân đã mất từ lâu, giấy tờ thất lạc hoặc không còn nhớ thông tin?
Luật sư Đoàn hỗ trợ xử lý hồ sơ trích lục khai tử nhanh gọn, đặc biệt với các trường hợp khó, hỗ sơ cũ hoặc thiếu thông tin.
Liên hệ ngay để được tiếp nhận, giải quyết.
