Khi cần xin bản sao trích lục khai tử, nhiều người thường nghĩ tới việc phải đến trực tiếp cơ quan nhà nước để nộp hồ sơ, chờ xử lý và nhận kết quả. Việc đi lại nhiều lần mất khá nhiều thời gian, công sức, đặc biệt là đối với những người ở xa hoặc bận công việc. Vậy hiện nay có thể xin trích lục khai tử online không? Nếu có thì thực hiện như thế nào và hồ sơ cần chuẩn bị những giấy tờ gì?
Trong bài viết dưới đây, Luật sư Đoàn sẽ hướng dẫn chi tiết cách xin trích lục khai tử online, hồ sơ chuẩn bị và những lưu ý quan trọng để giúp bạn thể thực hiện thủ tục thuận tiện, nhanh chóng hơn.
Trích lục khai tử là gì?
Theo quy định tại Điều 4 Luật Hộ tịch 2014, trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước cấp nhằm chứng minh một sự kiện hộ tịch của cá nhân đã thực hiện thủ tục đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền.
Bản chính trích lục hộ tịch được cơ quan nhà nước cấp ngay sau khi thực hiện thủ tục đăng ký hộ tịch.
Như vậy, trích lục khai tử là văn bản do cơ quan nhà nước cấp cho người đăng ký nhằm chứng minh sự kiện một cá nhân đã chết và việc này đã được đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục khai tử được cấp ngay sau khi đăng ký khai tử.
Có xin trích lục khai tử online được không?
Xin trích lục khai tử online là hình thức thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến trên môi trường số. Hiện nay người dân có thể thực hiện thủ tục xin bản sao trích lục khai tử online thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia. Chỉ cần có thiết bị di động hoặc máy tính có kết nối internet là có thể dễ dàng thực hiện mà không cần phải mất thời gian, công sức đi lại.
Xin trích lục khai tử online cần giấy tờ gì?
Để xin trích lục khai tử online, người dân cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo quy định. Việc chuẩn bị đúng, đủ hồ sơ ngay từ đầu giúp việc nộp hồ sơ, tiếp nhận và giải quyết nhanh chóng hơn, hạn chế phải sửa đổi, bổ sung nhiều lần.
Người dân cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ, bao gồm:
- Tờ khai xin trích lục khai tử theo mẫu hoặc điền thông tin trong biểu mẫu điện tử trên hệ thống.
Xem thêm: Mẫu đơn xin trích lục khai tử mới cập nhật hiện nay để tải mẫu đơn và tham khảo cách điền thông tin chính xác.
- Văn bản ủy quyền trong trường hợp ủy quyền cho người khác thực hiện. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, vợ, chồng, anh, chị, em ruột thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải đính kèm giấy tờ chứng minh mối quan hệ khi thực hiện thủ tục.
- Căn cước công dân/Hộ chiếu hoặc giấy tờ chứng minh nhân thân khác do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để xuất trình.
Lưu ý: Giấy tờ nộp kèm phải được scan và tải lên định dạng file PDF.
Xin trích lục khai tử ở đâu?
Điều 63 Luật Hộ tịch, Điều 23 Thông tư 04/2020/TT-BTP và Điều 3 Nghị định 07/2025/NĐ-CP quy định: Cơ quan đăng ký hộ tịch, quản lý hộ tịch đang lưu giữ Sổ hộ tịch hoặc quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch, trong đó có trích lục khai tử.
Khoản 1 Điều 4 Luật Hộ tịch và Khoản 1 Điều 8 Nghị định 120/2025/NĐ-CP quy định cơ quan đăng ký hộ tịch bao gồm: UBND cấp xã, Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài. Trước khi thực hiện sáp nhập đơn vị hành chính, cơ quan đăng ký hộ tịch còn có UBND cấp huyện.
Khoản 5 Điều 4 Luật Hộ tịch quy định: Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và các cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định pháp luật.
Như vậy, pháp luật hiện hành cho phép người dân thực hiện thủ tục trích lục khai tử không phụ thuộc địa giới hành chính, người dân có thể nộp và nhận kết quả tại bất cứ đâu, không phụ thuộc vào nơi đăng ký khai tử trước đây hay nơi cư trú. Đây là một bước tiến lớn, đột phá trong cải cách thủ tục hành chính.
Người dân có thể ưu tiên lựa chọn một trong những nơi sau để nộp hồ sơ:
- UBND cấp xã nơi đã đăng ký khai tử trước đây.
- UBND cấp xã nơi cư trú.
Cách xin trích lục khai tử online chi tiết từng bước
Bạn có thể tham khảo các bước sau đây để thực hiện thủ tục xin trích lục khai tử trực tuyến trên dịch vụ công:
Bước 1: Truy cập Cổng dịch vụ công Quốc gia
- Truy cập vào Cổng dịch vụ công Quốc gia theo đường link https://dichvucong.gov.vn/, sau đó nhấn vào “Đăng nhập” như hình dưới đây:
- Đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử VNeID.
Bước 2: Tìm kiếm thủ tục
- Nhập từ khóa “cấp bản sao trích lục hộ tịch” tại mục tìm kiếm, sau đó lựa chọn thủ tục đầu tiên và nhấn nộp trực tuyến để nộp hồ sơ.
Bước 3: Nộp hồ sơ
- Nhấn vào biểu tượng “Nộp trực tuyến”. Sau đó, điền đầy đủ các trường thông tin trong mục “Thông tin chung” sau đó nhấn “Xác nhận”.
- Tiếp theo điền đầy đủ các thông tin trong mục “Thông tin chủ hồ sơ” sau đó nhấn “Tôi đồng ý” rồi nhấn “Bước tiếp theo”.
- Điền đầy đủ thông tin trong “Mẫu điện tử tương tác yêu cầu cấp bản sao giấy khai, bản sao trích lục hộ tịch”. Sau đó nhấn “Xem trước”. Trường hợp đã điền đúng và đầy đủ thì nhấn tiếp vào “Xác nhận”.
- Điền đầy đủ trong phần “Thông tin nhận kết quả” sau đó nhấn vào “Gửi hồ sơ”
Bước 4. Theo dõi hồ sơ
- Sau khi nộp hồ sơ, hệ thống sẽ gửi tin nhắn về số điện thoại của bạn thông báo việc nộp hồ sơ thành công kèm đường link để theo dõi.
Bước 5. Nhận kết quả
- Nhận kết quả theo lịch đã hẹn trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.
Xin trích lục khai tử mất bao lâu và có mất phí không?
Xin trích lục khai tử mất bao lâu?
Thời gian giải quyết hồ sơ xin trích lục khai tử là ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.
Trường hợp phải xác minh hoặc tra cứu hồ sơ cũ, thời gian xử lý có thể kéo dài hơn.
Xin trích lục khai tử có mất phí không?
Có. Mức lệ phí xin trích lục khai tử theo quy định hiện hành là: 8.000đ/bản sao trích lục.
Những lỗi thường gặp khi xin trích lục khai tử online
Các lỗi thường gặp khi xin cấp bản sao trích lục khai tử online khiến hồ sơ không được tiếp nhận cụ thể như sau:
- Điền không đúng, không đầy đủ các thông tin theo quy định, đặc biệt là thông tin về người mất như: họ tên; ngày tháng năm sinh; ngày tháng năm mất; nơi đăng ký khai tử…
- Không tải lên hoặc tải lên không đầy đủ hồ sơ đính kèm theo quy định.
Câu hỏi thường gặp
Được. Việc còn lưu giữ ảnh chụp giấy khai tử là rất tốt, có thể giúp quá trình xin trích lục khai tử nhanh chóng và thuận lợi hơn. Người yêu cầu có thể sử dụng bản ảnh chụp và thông tin trong đó để cung cấp cho cơ quan nhà nước phục vụ việc tra cứu, xác minh và cấp trích lục.
Xin cấp lại giấy chứng tử online được áp dụng trong trường hợp giấy chứng tử đã được cấp trước đó nhưng bị mất, hư hỏng hoặc thất lạc. Người yêu cầu có thể thực hiện thủ tục trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia nơi đã đăng ký khai tử trước đây hoặc nơi cư trú. Việc cấp lại giấy chứng tử thực chất là cấp bản sao trích lục khai tử, có giá trị pháp lý tương đương bản chính và được sử dụng trong các giao dịch, thủ tục hành chính theo quy định.
Dịch vụ hỗ trợ xin trích lục khai tử online nhanh chóng
Bạn đang cần xin trích lục khai tử của người thân?
Hãy để luật sư hỗ trợ bạn!
Liên hệ ngay để được tiếp nhận, xử lý.
