Chủ động gia hạn giấy phép lao động trước khi hết hạn không chỉ giúp người lao động nước ngoài tiếp tục cư trú hợp pháp, mà còn bảo đảm hoạt động của doanh nghiệp diễn ra liên tục và đúng quy định pháp luật. Vậy điều kiện và thủ tục này diễn ra thế nào, cùng Luật sư Đoàn tìm hiểu chi tiết dưới đây.
Quy trình gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài ở Việt Nam thế nào?
Để tiếp tục sử dụng lao động nước ngoài đúng quy định, doanh nghiệp cần hiểu rõ thủ tục gia hạn giấy phép lao động theo pháp luật hiện hành. Thực hiện đầy đủ các bước từ chuẩn bị hồ sơ đến nộp tại cơ quan có thẩm quyền sẽ giúp rút ngắn thời gian xử lý và bảo đảm công việc không bị gián đoạn.
Quy trình thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài khi muốn gia hạn, thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Xin chấp thuận nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài
Đầu tiên, trong thời gian 30 ngày trước khi nộp hồ sơ xin gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài, người sử dụng lao động phải nộp văn bản xin chấp thuận nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài. Thời hạn giải quyết là 15 ngày làm việc đối với hồ sơ nộp trực tiếp, 12 ngày làm việc đối với hồ sơ nộp qua mạng.
Bước 2: Nộp hồ sơ gia hạn
Trước ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày, trước ngày giấy phép lao động hết hạn, sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị gia hạn lại giấy phép lao động tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội đã cấp giấy phép lao động đó.
Nộp kèm hồ sơ là văn bản thông báo của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội về vị trí công việc được Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chấp thuận sử dụng người lao động nước ngoài hoặc văn bản của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định việc nhà thầu được tuyển người lao động nước ngoài vào các vị trí công việc không tuyển được người lao động Việt Nam.
Bước 3: Cơ quan thẩm quyền xử lý hồ sơ
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động, Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội gia hạn giấy phép lao động. Trường hợp không gia hạn giấy phép lao động thì có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.
Bước 4: Ký kết hợp đồng lao động với người đăng ký gia hạn giấy phép lao động
Sau khi người lao động nước ngoài được gia hạn giấy phép lao động, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải ký kết hợp đồng lao động bằng theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam trước ngày dự kiến tiếp tục làm việc. Nội dung hợp đồng lao động không được trái với nội dung ghi trong giấy phép lao động đã được gia hạn.
Bước 5: Gửi bản sao giấy phép lao động và bản sao hợp đồng lao động đã ký kết đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày ký kết hợp đồng lao động, người sử dụng lao động phải gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký kết và bản sao giấy phép lao động đã được đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội đã gia hạn giấy phép lao động đó.
Bước 6: Cấp thẻ tạm trú theo thời hạn quy định của giấy phép lao động cho người nước ngoài
Sau khi Người lao động nước ngoài được gia hạn Giấy phép lao động tại Việt Nam, thì việc tiếp theo là xin cấp Thẻ tạm trú theo thời hạn của Giấy phép lao động mới. Thời gian tối đa của thẻ tạm trú cũng là 02 năm theo giấy phép lao động mới được gia hạn.
Điều kiện gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam năm 2026
Để duy trì việc làm hợp pháp tại Việt Nam trong năm 2026, người lao động nước ngoài và doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các yêu cầu gia hạn giấy phép lao động theo quy định mới. Việc hiểu rõ các điều kiện về sức khỏe, lý lịch tư pháp và thời hạn của giấy phép hiện có sẽ giúp quá trình xét duyệt diễn ra nhanh chóng, thuận lợi hơn.
Hợp pháp hóa lãnh sự và chứng thực các giấy tờ:
(1) Các giấy tờ trong hồ sơ cấp giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài nếu của nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại hoặc theo quy định của pháp luật.
(2) Giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp giấy tờ là bản sao phải được chứng thực với bản gốc trước khi dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật.
Hồ sơ cần chuẩn bị để gia hạn giấy phép lao động nước ngoài
Một bộ hồ sơ gia hạn giấy phép lao động đầy đủ và đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xét duyệt, đồng thời hạn chế rủi ro pháp lý. Việc chuẩn bị kỹ các giấy tờ như hộ chiếu, giấy khám sức khỏe và tờ khai theo mẫu sẽ bảo đảm quá trình làm việc của người nước ngoài được duy trì liên tục.
Bộ hồ sơ gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài gồm có:
Văn bản đề nghị gia hạn giấy phép lao động (Mẫu số 11/PLI Phụ lục I đi kèm của Nghị định 152/2020/NĐ-CP);
2 ảnh kích thước 4x6cm trong vòng 6 tháng gần nhất;
Giấy phép lao động đã được cấp còn hạn (bản gốc hoặc bản sao công chứng);
Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài của đơn vị sở hữu lao động.;
Bản sao chứng thực hộ chiếu của người lao động còn hạn;
Giấy khám sức khỏe hoặc giấy chứng nhận sức khỏe trong vòng 12 tháng gần nhất;
Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài làm việc cho người sử dụng lao động theo nội dung trong giấy phép lao động đã cấp.
Thời hạn và lệ phí gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài ở Việt Nam
Hiểu rõ quy định về thời gian và chi phí gia hạn giấy phép lao động sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc lên kế hoạch tài chính và tiến độ thực hiện. Việc nộp hồ sơ đúng hạn và đúng mức lệ phí theo quy định năm 2026 sẽ góp phần duy trì hoạt động của nhân sự nước ngoài một cách thuận lợi.
Thời hạn của giấy phép lao động do doanh nghiệp sử dụng người lao động đề nghị với cơ quan cấp giấy phép lao động nhưng tối đa không quá 02 năm ( 24 tháng) theo quy định của Luật lao động.
Chi phí gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam có thể khác nhau tùy theo địa phương và hình thức nộp hồ sơ. Dưới đây là một số thông tin cụ thể:
Tại Hà Nội: Nếu nộp hồ sơ trực tuyến (dịch vụ công mức 3), lệ phí là 250.000 đồng/giấy phép.
Tại Đà Nẵng và TP. Hồ Chí Minh: Lệ phí gia hạn là 450.000 đồng/giấy phép.
Lưu ý rằng, nếu hồ sơ được nộp tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, lệ phí có thể được miễn.
Ngoài lệ phí gia hạn, người lao động có thể phải chịu thêm các chi phí khác như phí khám sức khỏe, phí dịch thuật và công chứng hồ sơ.
Mẫu gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài
Để bảo đảm hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp cần sử dụng đúng mẫu đơn gia hạn (như Mẫu số 11/PLI) và khai báo chính xác, trung thực thông tin về vị trí làm việc. Đây là phần quan trọng trong hồ sơ, ảnh hưởng trực tiếp đến việc duy trì quyền làm việc hợp pháp của lao động nước ngoài tại Việt Nam.
Mẫu gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài.docx
Câu hỏi thường gặp
Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng khi làm việc nhưng không có giấy phép lao động hay trường hợp bị gia hạn giấy phép lao động chậm hoặc không có văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo quy định của pháp luật và sử dụng giấy phép lao động hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã hết hiệu lực.
Hình phạt bổ sung: Trục xuất người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
Cũng theo quy định tại Điều 155 Bộ luật Lao động 2019 thì giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa là 02 năm.
Thủ tục gia hạn giấy phép lao động trực tuyến cho người nước ngoài được thực hiện qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc cổng dịch vụ công của từng địa phương.
Bước 1: Xác nhận nhu cầu sử dụng lao động (nếu có thay đổi)
Doanh nghiệp thực hiện báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (mẫu 01/PLI) trong trường hợp có điều chỉnh về vị trí hoặc nội dung công việc.
Bước 2: Nộp hồ sơ trực tuyến
Truy cập Cổng Dịch vụ công, tìm thủ tục “Gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam”, sau đó kê khai thông tin và tải lên các giấy tờ cần thiết dưới dạng bản scan.
Bước 3: Nhận kết quả xử lý
Trong thời hạn khoảng 5 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền (Sở Lao động – Thương binh và Xã hội) sẽ cấp gia hạn hoặc thông báo lý do từ chối.
Bước 4: Ký hợp đồng và hoàn tất báo cáo
Sau khi được gia hạn, doanh nghiệp ký hợp đồng lao động mới và gửi bản sao hợp đồng đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội theo hình thức phù hợp (trực tuyến hoặc qua bưu điện).
