Trong quá trình tham gia lao động, không phải lúc nào người lao động và doanh nghiệp cũng thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội theo quy định. Nhiều trường hợp phát sinh như nghỉ việc, tạm hoãn hợp đồng, doanh nghiệp gặp khó khăn tài chính hoặc sai sót trong quá trình kê khai khiến việc đóng bảo hiểm xã hội bị gián đoạn. Khi đó, việc giải trình lý do không đóng bảo hiểm xã hội trở thành yêu cầu cần thiết để làm rõ tình trạng tham gia và tránh các rủi ro pháp lý. Cùng Luật sư Đoàn tìm hiểu quy định về nội dung này tại bài viết sau:
Giải trình lý do không đóng bảo hiểm xã hội
Việc giải trình lý do không đóng bảo hiểm xã hội là nội dung quan trọng khi cơ quan bảo hiểm hoặc cơ quan quản lý yêu cầu làm rõ tình trạng tham gia của người lao động. Tùy từng trường hợp cụ thể như nghỉ việc, tạm hoãn hợp đồng, sai sót hồ sơ hoặc khó khăn của doanh nghiệp mà cần có văn bản giải trình phù hợp.
Download mẫu công văn giải trình BHXH
Nếu bạn đang cần chuẩn bị hồ sơ làm việc với cơ quan bảo hiểm, việc sử dụng đúng mẫu công văn giải trình BHXH sẽ giúp quá trình xử lý nhanh chóng và đúng quy định. Mẫu công văn cần trình bày rõ lý do, thời gian và các thông tin liên quan đến việc chậm hoặc không đóng bảo hiểm xã hội. Dưới đây là link download mẫu công văn giải trình BHXH để bạn có thể tham khảo và sử dụng khi cần thiết.
Mẫu đơn cam kết không tham gia BHXH
Trong một số trường hợp đặc thù, người lao động có thể làm đơn cam kết không tham gia BHXH để xác nhận rõ nguyện vọng hoặc tình trạng tham gia bảo hiểm theo quy định. Văn bản này thường được sử dụng khi người lao động đã tham gia BHXH ở nơi khác hoặc thuộc đối tượng không bắt buộc tham gia. Dưới đây là mẫu hợp đồng lao động không đóng bảo hiểm để bạn tham khảo và sử dụng khi cần.
Mức phạt không đóng BHXH cho doanh nghiệp và NLĐ
Việc không đóng hoặc chậm đóng bảo hiểm xã hội có thể khiến cả doanh nghiệp và người lao động phải đối mặt với các chế tài theo quy định của pháp luật. Tùy theo mức độ vi phạm và thời gian chậm đóng, mức xử phạt có thể bao gồm phạt tiền, truy thu hoặc các biện pháp khắc phục khác. Dưới đây là mức phạt không đóng BHXH đối với doanh nghiệp và người lao động theo quy định hiện hành.
Theo khoản 6 Điều 39 Nghị định 12/2022/NĐ-CP khi người sử dung lao động không đóng BHXH cho toàn bộ người lao động nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự thì sẽ bị phạt tiền từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng
Bên cạnh đó tại khoản 10 Điều 39 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động còn phải chịu biện pháp khắc phục hậu quả khi không đóng BHXH như sau:
– Buộc người sử dụng lao động đóng đủ số tiền bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp phải đóng cho cơ quan bảo hiểm xã hội
– Buộc người sử dụng lao động nộp khoản tiền lãi bằng 02 lần mức lãi suất đầu tư quỹ bảo hiểm xã hội bình quân của năm trước liền kề tính trên số tiền, thời gian chậm đóng, không đóng, trốn đóng, chiếm dụng tiền đóng;
Nếu không thực hiện thì theo yêu cầu của người có thẩm quyền, ngân hàng, tổ chức tín dụng khác, kho bạc nhà nước có trách nhiệm trích từ tài khoản tiền gửi của người sử dụng lao động để nộp số tiền chưa đóng, chậm đóng và khoản tiền lãi của số tiền này tính theo lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt vào tài khoản của cơ quan bảo hiểm xã hội.
Lưu ý: Theo Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt trên áp dụng đối với cá nhân. Trường hợp tổ chức có cùng hành vi vi phạm thì mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.
Các đối tượng không bắt buộc đóng BHXH bắt buộc
Không phải tất cả người lao động đều thuộc diện phải tham gia BHXH bắt buộc theo quy định của pháp luật. Tùy vào loại hợp đồng lao động, thời gian làm việc hoặc một số trường hợp đặc thù mà người lao động có thể không thuộc đối tượng tham gia. Dưới đây là các đối tượng không bắt buộc đóng BHXH bắt buộc theo quy định hiện hành.
Căn cứ tại Luật Bảo hiểm xã hội 2024 có hiệu lực kể từ ngày 01/7/2025.
Theo đó, căn cứ tại khoản 7 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định về các trường hợp không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc như sau:
– Người đang hưởng lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội, trợ cấp hằng tháng.
Chính phủ quy định đối tượng hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội, trợ cấp hằng tháng không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc;
– Lao động là người giúp việc gia đình;
– Đối tượng sau đây đã đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định tại khoản 2 Điều 169 Bộ luật Lao động 2019, bao gồm:
+ Chủ hộ kinh doanh của hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh tham gia theo quy định của Chính phủ;
+ Người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước, người đại diện phần vốn của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật; thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc, thành viên Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên và các chức danh quản lý khác được bầu của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo quy định của Luật Hợp tác xã không hưởng tiền lương.
Lưu ý: trừ trường hợp thời gian đóng bảo hiểm xã hội còn thiếu tối đa 06 tháng quy định tại khoản 7 Điều 33 Luật Bảo hiểm xã hội 2024.
Cách viết công văn giải trình chậm nộp BHXH
Khi doanh nghiệp chậm nộp bảo hiểm xã hội, cơ quan BHXH có thể yêu cầu đơn vị lập công văn giải trình để làm rõ nguyên nhân và thời gian khắc phục. Việc trình bày nội dung giải trình rõ ràng, đúng mẫu sẽ giúp quá trình làm việc với cơ quan BHXH diễn ra thuận lợi hơn. Dưới đây là cách viết công văn giải trình chậm nộp BHXH chi tiết để doanh nghiệp tham khảo và thực hiện.
Khi doanh nghiệp chậm nộp tiền bảo hiểm xã hội (BHXH) hoặc chậm nộp hồ sơ liên quan đến BHXH, cơ quan bảo hiểm có thể yêu cầu đơn vị lập công văn giải trình chậm nộp BHXH để làm rõ nguyên nhân. Công văn này cần được trình bày rõ ràng, đúng thể thức văn bản hành chính và nêu đầy đủ thông tin liên quan để cơ quan BHXH xem xét, xử lý.
Dưới đây là các nội dung cơ bản cần có khi viết công văn giải trình chậm nộp BHXH:
1. Phần thông tin mở đầu
Ở phần đầu công văn, doanh nghiệp cần ghi rõ các thông tin như:
- Tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã đơn vị tham gia BHXH.
- Quốc hiệu, tiêu ngữ và tên văn bản: Công văn giải trình chậm nộp BHXH.
- Nơi nhận: Cơ quan Bảo hiểm xã hội quản lý trực tiếp.
2. Nội dung giải trình
Phần nội dung cần trình bày rõ các thông tin sau:
- Thời gian xảy ra việc chậm nộp BHXH hoặc chậm nộp hồ sơ.
- Nguyên nhân cụ thể dẫn đến việc chậm nộp (ví dụ: thay đổi nhân sự phụ trách BHXH, sai sót hồ sơ, khó khăn tài chính, lỗi hệ thống kê khai điện tử…).
- Tình hình khắc phục của doanh nghiệp tại thời điểm làm công văn.
Nội dung giải trình nên được viết ngắn gọn, trung thực và đúng thực tế, tránh trình bày lan man hoặc thiếu thông tin quan trọng.
3. Cam kết và đề nghị xử lý
Sau khi nêu rõ nguyên nhân, doanh nghiệp cần đưa ra cam kết như:
- Cam kết hoàn thành việc nộp tiền hoặc bổ sung hồ sơ đúng thời hạn.
- Cam kết không để xảy ra tình trạng chậm nộp BHXH trong các kỳ tiếp theo.
Đồng thời, đơn vị có thể đề nghị cơ quan BHXH xem xét và tạo điều kiện để doanh nghiệp hoàn thiện nghĩa vụ theo quy định.
4. Phần ký xác nhận
Cuối công văn cần có:
- Chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền.
- Họ tên, chức vụ và đóng dấu doanh nghiệp (nếu có).
- Ngày, tháng, năm lập công văn.
Việc soạn công văn giải trình chậm nộp BHXH đầy đủ và đúng nội dung sẽ giúp doanh nghiệp làm việc hiệu quả với cơ quan BHXH, đồng thời hạn chế các rủi ro về xử phạt hành chính.
Câu hỏi thường gặp
Trong quá trình thực hiện thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội (BHXH), doanh nghiệp hoặc người lao động có thể phát sinh trường hợp nộp chậm hồ sơ BHXH so với thời hạn quy định. Khi đó, đơn vị cần lập văn bản giải trình gửi cơ quan BHXH để làm rõ nguyên nhân và cam kết khắc phục. Việc giải trình đầy đủ, rõ ràng sẽ giúp cơ quan chức năng xem xét, xử lý hồ sơ thuận lợi hơn.
Theo quy định hiện hành, người lao động không phải đóng BHXH trong tháng nếu không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng. Trong trường hợp này, cả người lao động và doanh nghiệp đều không phải trích nộp tiền BHXH cho tháng đó, và thời gian này cũng không được tính để hưởng các chế độ BHXH.
Một số trường hợp phổ biến khiến người lao động nghỉ từ 14 ngày trở lên trong tháng gồm:
Nghỉ không lương theo thỏa thuận với doanh nghiệp.
Tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động.
Nghỉ việc riêng dài ngày theo quy định của doanh nghiệp.
Nghỉ ốm đau, thai sản hoặc các lý do cá nhân khác nhưng không phát sinh tiền lương trong tháng.
Trong các trường hợp trên, doanh nghiệp cần thực hiện báo giảm lao động tham gia BHXH hoặc cập nhật thông tin phù hợp trên hệ thống để đảm bảo việc quản lý và đóng BHXH đúng quy định.
